Digital schneller ans Ziel

Die Vervielfältigung und der Versand von Ausschreibungen für Nachunternehmerleistungen ist mittlerweile bei Matthäus Schmid ein nicht unwesentlicher Kostenfaktor geworden. Arbeitszeit, Papier und Porto – all dies hat sich in den letzten Jahren durch die steigende Zahl an Ausschreibungen vervielfacht.

Hinzu kommt, dass die fortschreitende Digitalisierung auch im Baugewerbe nicht ausgeblieben ist. So fordern heute viele Nachunternehmer die Leistungsverzeichnisse, nachdem sie diese per Post erhalten haben, in digitaler Form nach. Aus diesen Gründen hat Matthäus Schmid sich entschlossen, seine Ausschreibungsprozesse künftig generell in digitaler Form über die internetbasierte Projektplattform think project! abzuwickeln.

Der Versand erfolgt über automatisch generierte E-Mails. Durch die Anbindung eines Repro-Dienstleisters haben die Nachunternehmer jedoch weiterhin die Möglichkeit, die Unterlagen in Papierform zu erhalten.

Gesamter Ausschreibungsprozess wird über think project! abgewickelt

Zunächst wird aus der firmeneigenen Adressdatenbank eine Datei mit den Kontaktdaten der anzufragenden Nachunternehmer exportiert und nach think project! übertragen. Nach einmaliger Eingabe der Projektdaten können die verschiedenen Ausschreibungen in think project! angelegt, und mit vordefinierten, jedoch frei editierbaren Texten können die dazugehörigen Anschreiben erstellt werden.

Die Ausschreibungsunterlagen werden dann in think project! mit der Nachunternehmerliste verknüpft. Danach ist die Ausschreibung fertig für den Versand an eine beliebig große Zahl an Nachunternehmern. Dabei erhält jeder Nachunternehmer eine separate E-Mail. Diese E-Mail enthält einen Download-Link, über den alle Ausschreibungsunterlagen bequem heruntergeladen werden können. Somit laufen auch keine E-Mail-Postfächer mehr voll.