Impressionen Runder Tisch 2008 – Frankfurt

Auf unsere Einladung hin traf sich am 26. September 2008 wieder ein exklusiver Expertenkreis zum gemeinsamen Erfahrungsaustausch. Diesmal in einem Veranstaltungsraum im Torhaus der Messe Frankfurt, der dank sonnigem Wetter einen spektakulären Blick auf das Messegelände und auf die Baustelle der neuen Messehalle 11 bot. Bauherren, Projektentwickler, Projektsteuerer und -manager sowie Vertreter der öffentlichen Hand diskutierten über ihre bisherigen Erfahrungen mit internetbasierten Projektplattformen und über Perspektiven für ihren zukünftigen Einsatz.

Schon in der Vorstellungsrunde kristallisierten sich einige Schwerpunktthemen heraus. Darunter die Frage, wie der gesamte Lebenszyklus einer Immobilie dokumentiert bzw. eine durchgängige digitale Projektakte geschaffen werden kann.

Eindeutig war zu beobachten, dass in der Diskussion nicht das "Ob" sondern das "Wie" im Vordergrund stand. So meinte z.B. Dietmar Geburzky von der IVG Development, dass Bauprojekte heute zu umfangreich seien, als dass die Dokumentation in einem Aktenschrank oder auf einem Fileserver sinnvoll aufgehoben sei. Eine internetbasierte Projektplattform einzusetzen erschien vielen logisch. Jedoch, und da waren sich die Teilnehmer einig, gibt es für den Einsatz kein Patentrezept. Viele Fragen sind heute noch ungeklärt, vor allem wenn es darum geht Projekte nicht nur in der Bauphase, sondern über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg zu dokumentieren.

Im ersten Impulsreferat berichtete Olaf Karl Radtke von der Messe Frankfurt Venue, wie er think project! eingeführt hatte, um eine einheitliche Projektkommunikation zu erreichen und die Gebäudedokumentation auf eine professionelle Basis zu stellen. Seiner Ansicht nach täte jeder Bauherr gut daran, die Rahmenbedingungen für die Arbeit mit einer Projektplattform zu definieren und seine Projektpartner dahingehend in die Pflicht zu nehmen. Dabei bliebe jedoch abzuwägen, welches Maß an strukturierter Kommunikation und Dokumentation im jeweiligen Projekt sinnvoll sei.

Ähnlich auch die Frage nach der Abgrenzung von formeller und informeller Kommunikation, die in der anschließenden Diskussion noch einmal aufgegriffen wurde. Laut Steffen Heyde von der omniCon sollte es einerseits keine parallelen Kommunikationswelten (E-Mail und Projektplattform) geben, andererseits könne aber auch nicht jede kleine Abstimmung über die Plattform laufen. Was zwingend darüber abzuwickeln ist, bliebe zu definieren und sei vertraglich zu regeln. Denn, "Kommunikation, die außerhalb läuft, z.B. über E-Mail, ist dann im Streitfall nicht mehr beweisfähig", so Sigrid Eichler vom Hochbauamt der Stadt Frankfurt.

Für die aktive Bauphase seiner Projekte, wie z.B. aktuell beim Bau der Messehalle 11, setzt Olaf Karl Radtke auf think project! als ASP-Lösung. "Das garantiert eine hohe Verfügbarkeit der Daten", so Radtke. Doch mit dem Ende der aktiven Bauphase ist für ihn ein Projekt noch lange nicht abgeschlossen. Eine digitale Bauakte müsse für die Bewirtschaftung und für spätere Umbau- oder Sanierungsmaßnahmen ebenso genutzt werden können, wie für den Neubau. Laut Radtke sollte sich ein Bauherr bereits frühzeitig Gedanken über die spätere Archivierung machen. Für seine Projekte lag die Lösung darin, ein Archivsystem einzurichten, das auf interner Hardware läuft.

In der weiteren Diskussion stellte sich heraus, dass es an Konzepten für die langfristige Nutzung von Projektplattformen und die dauerhafte Archivierung von Projektinformationen fehlt. Die Schwierigkeit liege häufig darin, so Radtke, dass die Projektleiter, die den Einsatz der Plattform für die Bauphase beauftragen, in der Leistungsphase 9 (Objektbetreuung und Dokumentation) unter hohem Zeitdruck stünden. "Aufgrund immer kürzer werdenden Bauzeiten sind sie mit dem einen Projekt in Verzug und haben das nächste schon wieder auf dem Schreibtisch liegen", so Radtke.

Im zweiten Impulsreferat des Tages berichtete Dr. Elmar Schütz von der Vivico Real Estate von seinen Erfahrungen mit think project! aus 13 Projekten. Dabei hob er hervor, dass die Projektplattform nicht nur für bauspezifische Prozesse nutzbar sei. Ein Beispiel dafür ist der sogenannte Vermarktungsraum, über den Vivico seinen Investoren Verkaufsunterlagen zur Verfügung stellt.

Dr. Schütz vertrat die Ansicht, dass in der Dokumentation von Immobilien, d.h. in der Platzierung von aufbereiteten Dokumenten über eine Projektplattform im Internet, viel Potenzial für Projektentwickler stecke. Die Bewertung einer Immobilie sei stark dadurch beeinflusst, wie diese dokumentiert ist. Wichtig sei, dass ein einheitliches System der Plan- sowie der Dokumentkodierung gefunden werde. Zur erfolgreichen Vermarktung einer Immobilie sei die komplette Baudokumentation einschließlich technischer Dokumente bis hin zu Betriebsanleitungen notwendig, so Dr. Schütz. Ebenso sei die genaue Dokumentation von Mängeln wichtig für die Gewährleistung. "Ist alles ordentlich dokumentiert, sieht der Investor, dass wir alles im Griff haben und keine Probleme zu erwarten sind", beschreibt Dr. Schütz seine Erfahrungen.

Werden viele gleichartige Projekte über die Plattform abgewickelt, steigert eine Standardisierung die Effizienz und bringt Kostenvorteile. Auch Vivico setzt auf die Standardisierung von Prozessen. Dabei solle immer die Möglichkeit offen bleiben, den Standard anzupassen und mit neuen Erfahrungen zu ergänzen, betont Dr. Schütz.

In der anschließenden Diskussion wurde noch einmal klar herausgestellt, wie wichtig es ist Bauprojekte in Unternehmensprozesse einzubetten und nicht isoliert von diesen zu betrachten. Daher sind Schnittstellen zu anderen internen Systemen, wie z.B. SAP, immens wichtig. Dabei kann eine Projektplattform kein Ersatz für Spezialsoftware sein. Ihre Aufgabe ist es Informationen nach Regeln zu verteilen, sauber zu dokumentieren und verfügbar zu halten.