Impressionen Runder Tisch 2009 – München

In den neuen Räumlichkeiten der baulogis GmbH in München trafen sich am 24. April 2009 exklusiv geladene Experten zum „Runden Tisch“. Industriebauherren, Projektsteuerer, Projektentwickler, Bauunternehmen sowie Architekten und Generalplaner folgten unserer Einladung, um Erfahrungen auszutauschen und neue Impulse für ihre eigenen Projekte zu erhalten.

Nach einer kurzen Vorstellungsrunde gab es das erste Impulsreferat des Tages von Herrn Stefan Lange, Leiter Bau/Betrieb MTU Aero Engines München. In seiner Präsentation „Kommunikationskultur – Internationale Projekte“ erläuterte er die Gründe für den Einsatz einer internetbasierten Projektplattform beim Bau eines Werkes in Polen, das am 1. April 2009 in Betrieb genommen wurde.

Wie bei jedem Großprojekt sei die Einhaltung von Terminen und Kosten eine Herausforderung gewesen, so Stefan Lange. Der Werksbau im polnischen Rzeszów musste zudem von München aus gesteuert und die Kommunikation zwischen den zahlreichen Projektteilnehmern aus Deutschland und Polen in die richtigen Bahnen gelenkt werden. Durch den Einsatz von think project! sei es jedoch möglich gewesen, die Verfügbarkeit von Informationen zu jeder Zeit und an jedem Ort zu gewährleisten – trotz einer stetig steigenden Informationsfülle. Außerdem erleichterte die Plattform das Arbeiten im internationalen Rahmen, da Eingabemasken und Workflows in Deutsch, Englisch und Polnisch zur Verfügung standen.

Die MTU Aero Engines hatte sich dafür entschieden, nur 2-3 Personen des polnischen Generalunternehmers in die Projektplattform zu integrieren. Die Kommunikation des Generalunternehmers mit seinen Subplanern hingegen wurde nicht eingegliedert. Stefan Lange: „Unser Ziel war es, die Anzahl der Dokumente und der Projektbeteiligten auf der Projektplattform erst einmal möglichst überschaubar zu halten.“

Vor allem die Entscheidung von MTU, die Kommunikation zwischen dem Generalunternehmer und seinen Subplanern nicht in die Projektplattform zu integrieren, führte bei den Teilnehmern der Veranstaltung zu einer regen Diskussion. Die Meinungen über diesen Schritt waren sehr unterschiedlich. So vertrat beispielsweise Jonas Widmaier, Projektmanager Spacial Solutions die Meinung, dass es genüge, Planlisten und Pläne vom Generalunternehmer zu erhalten. Ein anderer Standpunkt, der u.a. auch von Jörg Haller, Projektmanager HOCHTIEF Projektentwicklung vertreten wurde, hingegen war, dass vor allem für die Bauherrenseite eine möglichst umfassende Dokumentation unabdingbar sei. Darüber hinaus sei es laut Herrn Haller eine qualitätssichernde Maßnahme, die Dokumentation so ausführlich wie möglich zu führen. Ein erstes Fazit zog Johannes Geis, Leiter Real Estate Linde AG. So meinte er, dass es von den Kapazitäten des Bauherrn und der Größe des Projektes abhinge, wie weit eine umfassende Dokumentation einschließlich aller Subunternehmerpläne überhaupt möglich sei. Ob es denn die Möglichkeit gäbe, ein „Projekt im Projekt“ einzurichten, fragte daraufhin Frank Hardebusch, Projektmanager Bayer Technology Services GmbH. In der weiteren Diskussion stellte sich heraus, dass es dafür eine vermutlich bessere Alternative gäbe, und zwar das Einrichten von zwei unabhängigen Projekträumen, beispielsweise einen für den Bauherrn und einen für den Generalunternehmer. Diese Projekträume könnten zwar miteinander kommunizieren, aber die Dokumentation werde getrennt voneinander verwaltet.

Nach einer kurzen Pause, die von den Teilnehmern für weitere intensive Gespräche genutzt wurde, leitete Harald Schäffler, Consultant baulogis GmbH, mit seinem Impulsreferat „Blick hinter die Kulissen“ die zweite Runde ein. In seiner Präsentation hob Harald Schäffler hervor, dass von immer mehr Kunden der Wunsch geäußert würde, externe Projektpartner besser in die Kommunikation zu integrieren, um dieser dadurch mehr Struktur zu geben. Die Möglichkeit der „Formularbasierten Kommunikation“ käme genau diesem Wunsch entgegen. Über ein einfaches Formular werden Fragen an interne Teilnehmer und/oder externe Projektpartner über think project! gesendet und die dazugehörigen Antworten ebenfalls über das System abgegeben. Die gesamte Kommunikation werde damit schlüssig dokumentiert. Mit diesem Modul können Aufgaben weitergeleitet, der aktuelle Stand der Dinge, beispielsweise bei Prüfläufen, jederzeit eingesehen und dokumentiert, sowie Zuständigkeiten klar dargestellt werden, so Schäffler.

Ein weiterer Vorteil der formularbasierten Kommunikation liege laut Herrn Schäffler darin, dass man als Absender seine eigene Arbeitsweise an den Empfänger weitergeben und die Antwort gleichzeitig strukturiert in den Projektraum zurückbekommen könne. Dies sei vergleichbar mit dem Online-Banking, bei dem auch bestimmte Pflichtfelder ausgefüllt werden müssten, da die Bank bestimmte Informationen des Kunden, die sie für die eigene Dokumentation und Weiterverarbeitung des Vorgangs benötige, nicht mehr aufbereiten müsse. Die Informationen, die nur angenommen werden, wenn sie hinterlegten Regeln entsprechen, werden somit automatisch in die richtigen Kanäle gebracht, ohne manuell aufbereitet werden zu müssen.

Das Modul „Formularbasierte Kommunikation“ werde derzeit beispielsweise im Mängel- und Ausschreibungsmanagement oder bei der Mieterkoordination von Einkaufszentren verwendet. Auch finde es häufig Anwendung in internationalen Projekten, vor allem in Ländern, in denen Formulare wie RFIs (Requests for Information, vgl. Änderungsanträge) oder RFCs (Requests for Clarification, vgl. fachliche Klarstellungen) vorher bereits über Papierformulare üblich waren und nun digital abgebildet und dokumentiert werden können, erklärte Herr Schäffler.

In einer abschließenden Feedbackrunde fiel das Resümée der Teilnehmer des Runden Tisches sehr positiv aus. Die Teilnehmer waren sich einig, von den Erfahrungen und Diskussionen der Runde profitiert zu haben und neue Impulse für ihre Arbeit mitzunehmen.