think project! CORE-Funktionalität

Der Erfolg von think project! beruht auf einem durchdachten Konzept, das seit der ersten Produktidee bis heute seine Tragfähigkeit tausendfach unter Beweis gestellt hat.

Entscheidungen, die sich bis heute bewährt haben

  • Die Entscheidung für eine Datenbankstruktur, die eine umfangreiche Anpassung der Software ohne Programmierung ermöglicht.
  • Die Entscheidung, die Kommunikation zwischen Unternehmen und nicht das Dokument bzw. die Datei in den Mittelpunkt zu stellen.
  • Die Entscheidung für eine datenbankorientierte Ablage statt für ein starres Ordnersystem.
  • Die Entwicklung einer modernen Webapplikation.

Kommunikationsprinzip

Strukturierte Kommunikation

Zusammenarbeit entsteht, wenn mindestens zwei Beteiligte miteinander kommunizieren – persönlich, per Post, Telefon, Fax, E-Mail oder über eine Plattform wie think project!, die diese Kommunikation strukturiert.

Unstrukturierte vs. strukturierte Kommunikation

Sender und Empfänger als Informationseigentümer

Egal über welches Medium kommuniziert wird, es gibt immer einen Sender und einen Empfänger. Dieses Kommunikationsprinzip steckt auch in think project!. Unter anderem werden nach diesem genial einfachen Prinzip Zugriffsrechte geregelt. Wie bei einem Brief kennen zunächst nur Sender und Empfänger den Inhalt. Es sei denn, einer von beiden gibt den Brief weiter. Zugriffsrechte entstehen ohne Aufwand von selbst, wenn sie nach dem Kommunikationsprinzip erfolgen und nicht auf Basis einer Ordnerstruktur einzeln vergeben werden müssen.

Projektkommunikation

Registrierte Firmen und Rollen

Projektpartner sind meist keine Einzelpersonen, sondern Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern. Daher wird jeder Benutzer in think project! einer Organisation (registrierten Firma) zugeordnet. Auf Basis dieser Zuordnung können Rechte bereits beim Anlegen eines neuen Benutzers automatisch auf diesen übertragen werden. So kann beispielsweise der neue Kollege sofort sehen, welche Pläne seine Firma bisher erhalten hat, obwohl ihm persönlich noch keine zugegangen sind. Welche Rechte in welchem Umfang übertragen werden, kann selbstverständlich individuell geregelt werden.

Eine weitere Vereinfachung bringt der Einsatz von Rollen. Ein Beispiel: Nur Benutzer, die der Rolle "Prüfer" zugeordnet sind, dürfen an einem Planprüflauf teilnehmen und den Status eines Planes auf "geprüft" setzen. Der Vorteil einer Rolle ist, dass sie nur einmal definiert werden muss und ihr beliebig viele Benutzer zugeordnet werden können.

Projektkommunikation

Einbinden von Teilnehmern ohne Login

Damit think project! in vollem Umfang genutzt werden kann, benötigen Projektteilnehmer einen Zugang (Benutzername und Passwort). Wir bezeichnen diese Projektteilnehmer als interne Teilnehmer. Doch nicht immer lohnt es sich, jeden Projektpartner oder jedes Gewerk in das Projekt mit aufzunehmen.

Für diesen Fall gibt es eine elegante Lösung. Über Online-Formulare mit Antwortlinks (Reply-to-HTML) können Externe in die Kommunikation bzw. in einen Prozess eingebunden werden, ohne dass sie einen Zugang zu think project! haben müssen. Der Vorteil: Jede Nachricht, jeder Upload, jeder Bearbeitungsschritt wird wie bei einem internen Teilnehmer nachvollziehbar dokumentiert – ohne Umwege und ohne manuelle Nacharbeit.

Datenbankorientierte Ablage

Die Ablage von Dokumenten erfolgt in think project! datenbankorientiert und nicht, wie in vielen anderen Systemen, ordnerbasiert. Auf diese Weise können Dokumente nach ihren Eigenschaften beliebig strukturiert angezeigt werden. Diese Art der Anzeige kennen Sie beispielsweise von Immobilienportalen. Dort können Sie sich alle Wohnungen nach verschiedenen Kriterien wie Lage, Größe oder Mietpreis anzeigen lassen. Dabei sind die einzelnen Objekte nicht in verschiedenen Ordnern mehrfach abgelegt, sondern Sie filtern den gesamten Datenbestand nur nach den gewünschten Eigenschaften. Wie in vielen Immobilienportalen auch, können Sie diese Abfrage speichern und bekommen so einen individuellen Ordner mit dem – stets aktuellen – Ergebnis.

Datenbankorientierte Ablage

Informationscontainer statt Dateien

Wir verstehen unter einem Dokument keine einzelne Datei, sondern eine Art Informationscontainer, der neben verschiedenen Eigenschaften auch eine oder mehrere Dateien beinhalten kann, aber nicht zwingend beinhalten muss. Einige Beispiele: Ein think project! Dokument „Plan" kann Eigenschaften wie Gewerk oder Status, Metadaten wie Planersteller oder Erstelldatum und Dateien, z.B. eine Plot-Datei und ein PDF, enthalten. Ein think project! Dokument „Mängelanzeige" kann das Gewerk sowie ein Foto und ein Anschreiben enthalten. Einem Dokument „Anweisung an die Baustelle" ist dagegen keine Datei beigefügt.

Die Eigenschaften und Metadaten der Dokumente werden manuell über Eingabemasken erfasst oder automatisch erzeugt (z.B. aus dem Dateinamen ausgelesen) und dienen als Sortier- und Filterkriterien. Mit jedem Dokument können Verteilregeln verknüpft werden. Aus Dokumenten, Verteilregeln und Verteilern entstehen die einzelnen Schritte eines Prozesses.

Workflows /Prozesse

In think project! können Dokumente übersichtlich abgelegt und an das Projektteam verteilt werden. Neben diesem einfachen Ablegen und Verteilen bringt think project! eine leistungsfähige Workflow-Engine mit. Je nach Projektanforderungen können einfache Workflows (z.B. Tickets, RFIs) bis hochkomplexe Arbeitsabläufe (z.B. mehrstufige Genehmigungsprozesse, Plan- oder Rechnungsprüfungen und Freigaben, Änderungen und Mehrkostenforderungen) abgebildet werden. Die einzelnen Schritte können parallel oder seriell durchgeführt werden. Für jeden Schritt kann definiert werden, wer was zu tun hat und wie lange er dafür Zeit hat. Die Zuordnung der Bearbeiter kann sowohl namentlich als auch rollenbasiert erfolgen. Die komplett integrierte Abarbeitung dieser Workflows erfolgt über Masken, die der jeweils aktuellen Tätigkeit angepasst sind. Das System kennt jeden Schritt im definierten Prozess, hat die passenden Dokumente parat und leitet sie entsprechend weiter. Automatische Erinnerungen und Berichte sowie Funktionen zur Eskalation, wenn Termine nicht eingehalten werden, sorgen dafür, dass jeder der Beteiligten stets weiß, in welchem Workflow er welchen Schritt als Nächstes abarbeiten muss.

Der gesamte Workflow oder einzelne Schritte können mobil erfolgen, wie zum Beispiel die Erfassung von Mängeln. Bei Bedarf können für jeden einzelnen Workflow-Schritt zusätzliche Services aus der Collaboration Cloud abgerufen werden. So können beispielsweise Freigabestempel auf PDF-Dokumente aufgedruckt werden oder QR-Codes, die es ermöglichen, ausgedruckte Pläne oder Dokumente per QR-Code-Scan auf ihre Gültigkeit zu prüfen. Die Services machen somit nicht nur den digitalen Workflow komfortabler, sondern schließen auch die Lücke zwischen Plattform und Papier.

  • Workflows/Prozesse von einfach bis mehrstufig-komplex möglich
  • Workflow oder Teile davon auch mobil bearbeitbar
  • Anzahl Stufen, Aufgaben, Bearbeiter und Zeit beliebig definierbar
  • Bearbeiter namentlich oder rollenbasiert zuordenbar
  • Der aktuellen Tätigkeit angepasste Eingabemasken und Formulare
  • Dokumente stehen dort zur Verfügung, wo sie gebraucht werden
  • Zusätzliche Services wie Aufdruck von Stempeln, Metadaten, QR-Codes zur Statusüberprüfung etc.
  • Automatisches Terminmanagement, Berichte, Erinnerungen
  • Funktionen zur Eskalation (z.B. wenn Termine nicht eingehalten werden) möglich

Integrierte E-Mails

think project! verfügt über ein integriertes E-Mail-System. Jeder Teilnehmer erhält mit seinem Zugang eine persönliche, projektbezogene E-Mail-Adresse. Eingehende und ausgehende E-Mails werden so dem Projekt eindeutig zugeordnet und nachvollziehbar dokumentiert.

Download-Link statt Dateianhang

Dateien können aus think project! per Download-Link verschickt werden. Damit können auch sehr große Dateien verteilt werden, ohne über limitierte Postfachgrößen nachdenken zu müssen. Für den Abruf einer Datei ist kein Login nötig. Der Link erlaubt nur den Zugriff auf diese eine Datei, andere in think project! gespeicherte Informationen können nicht eingesehen werden.

Offene Software-Architektur mit sofort verfügbaren Schnittstellen

think project! basiert auf einer offenen Software-Architektur. Für den Austausch von Daten zwischen Systemen nutzt think project! Webservices (SOAP und REST). Über diese sofort einsatzbereiten Schnittstellen können u.a. Softwareprogramme aus den Bereichen ERP, DMS, AVA, CAD oder FM angebunden werden.

Ansprechpartner Produkt

Jochen Maurer

Jochen Maurer
Leiter Produktmanagement, Prokurist

Ansprechpartner Entwicklung

Dirk Lutzebäck

Dirk Lutzebäck
Leiter Forschung & Entwicklung