think project! Module

Aus unserer Erfahrung heraus haben wir eine Reihe von Standardmodulen entwickelt, die typische Projektabläufe (Prozesse) in bewährter Weise abbilden. Die think project! Module lassen sich jederzeit kombinieren, anpassen und erweitern – und das ohne Programmieraufwand.

Über Konfiguration ist es möglich, individuelle Prozesse für mehrere tausend Projekte bzw. Kunden aufzusetzen, ohne dafür ebenso viele Softwareversionen verwalten zu müssen. Alle individuellen Prozesse – bestehend aus Masken, Formularen, Berichten und Workflows – basieren auf derselben Software und laufen auf der gleichen Hardware.

Anforderungen, die selbst mit erweiterten Modulen nicht ideal gelöst werden können, setzen wir zielorientiert um. Eine Vielzahl dieser individuellen Lösungen, von einfach bis komplex, haben wir in den letzten Jahren in enger Zusammenarbeit mit unseren Kunden realisiert. 

Ansprechpartner Module und individuelle Lösungen

Alexander Eder

Alexander Eder
Regional Manager Deutschland Technical Account Management

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MODUL Planmanagement

Pläne übersichtlich verwalten und strukturiert ablegen

Pläne zählen zu den wichtigsten Projektunterlagen. Pläne sind die Grundlage für die Angebotsbearbeitung, für Verträge, für die Leistungserbringung sowie die Dokumentation des Bauwerks. Gut organisierte Abläufe und die Nachvollziehbarkeit aller Planbewegungen sind von entscheidender Wichtigkeit und Grundlage für eine wirtschaftlich erfolgreiche Projektabwicklung.

Das think project! Modul Planmanagement vereinfacht die Verteilung von Plänen bis hin zu vordefinierten Workflows und sorgt für eine stets aktuelle, strukturierte und nachvollziehbare Dokumentation aller Planbewegungen. Übersichtliche Fehl- und Vorschaulisten erleichtern die terminliche Kontrolle.

Listenansicht Pläne, Planansicht und optionale Kommentierung in Adobe Reader

Vorteile

  • Schnelle und einfache Verteilung von Plänen
  • Alle Projektteilnehmer sind zu jeder Zeit auf dem aktuellen Stand der Planung
  • Nachvollziehbare Planprüfung und Freigabe
  • Durchgängig digitale Planprüfung mit Kommentierung und Stempelaufdruck (Adobe PDF Service, optional)
  • Übersichtliche Planlisten auf Knopfdruck
  • Statusprüfung von gedruckten Plänen per Smartphone (Mobile Version Check, optional)
  • Zeitersparnis durch automatisierte Prozesse und vordefinierte Workflows
  • Transparente und lückenlose Dokumentation der Planbewegungen
  • Lückenloses Archiv auch nach Projektabschluss

Zentrale Ablage

Plandokumente werden strukturiert abgelegt und können im Handumdrehen wiedergefunden werden. Der aktuelle Planstand ist sofort ersichtlich.

Automatische Berichte (Reports)

Auswertungen oder Statusinformationen, z.B. der aktuelle Planstand oder eine Liste fehlender Pläne, können zu einem frei wählbaren Zeitpunkt automatisch an den oder die Verantwortlichen gesendet werden.

Reproanbindung

Einer oder mehrere beliebige Reprodienstleister können auf Wunsch an think project! angeschlossen werden. Automatisierte Reprobestellungen sparen Zeit und der Reproauftrag wird bis hin zur Empfangsbestätigung nachvollziehbar dokumentiert. Anschreiben werden ebenfalls automatisch erzeugt.

Suche

Verschiedene Suchfunktionen erleichtern das Auffinden von Plänen und Informationen in Dateianhängen. Abfragen können gespeichert werden und zeigen stets das aktuelle Suchergebnis.

Verteiler/Verteilmatrix

Damit Pläne schnell ihre jeweiligen Empfänger erreichen, können Verteiler eingerichtet werden.

Online viewer

Ein integrierter Online-Viewer ermöglicht eine plattformunabhängige Anzeige von Planinhalten und das Drucken von Plänen.

Plannummernschema

Plancodierungen können unternehmens- oder projektspezifisch abgebildet werden. Auch ohne einheitliches Plannummernschema ist eine übersichtliche Planverwaltung möglich.

Workflows

Einfache Vorgänge, aber auch komplexe Prozesse wie z.B. Genehmigungsläufe lassen sich über Verteilregeln detailliert abbilden und optimieren.

Online-Konferenz

Über eine Online-Konferenz können verschiedene Projektteilnehmer gleichzeitig die gleichen Dokumente betrachten. Änderungen werden sofort für alle sichtbar.

Planlisten

Planlisten werden automatisch gepflegt. Da sie dynamisch generiert werden, sind sie immer auf dem neuesten Stand. Planlisten können im PDF- oder Excel- Format ausgedruckt und exportiert werden.

Terminmanagement

Das Terminmanagement bietet verschiedene Auswertungen wie z.B. Fehl- und Vorschaulisten. Eine automatische Berechnung von Sollterminen ist ebenfalls möglich.

Digitale Planprüfung

Mit dem Adobe PDF Service (optional) kann eine digitale Planfreigabe mit einfachen Werkzeugen umgesetzt werden. Freigabevermerke oder Stempel werden automatisch auf die Pläne aufgedruckt.

Versionsprüfung von Papierplänen

Mit dem Mobile Version Check (optional) kann per Smartphone durch Scannen eines QR-Codes einfach überprüft werden, ob ein ausgedruckter Plan noch aktuell ist, bzw. welcher der aktuelle Index ist.

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MODUL Dokumentenmanagement

Schriftverkehr und andere Projektdokumente übersichtlich verwalten

Über die Laufzeit eines Bauprojekts hinweg sammeln sich zahlreiche Projektunterlagen an und allein der Schriftverkehr füllt meist ganze Regale. Trotz akribischer Ablage in beschrifteten Ordnern ist die Suche nach einer bestimmten Information aus einem der vielen Schriftstücke zeitaufwendig oder wird gar zur unlösbaren Aufgabe.

Mit dem think project! Dokumentenmanagement entsteht eine strukturierte, lückenlose Ablage. Die Dokumente können mit beliebig vielen Kategorien und Schlagwörtern versehen werden. Diese bilden die Grundlage für umfangreiche Sortiermöglichkeiten und für eine frei wählbare, dynamische Ordnerstruktur. Eine herkömmliche, ordnerbasierte Ablage kann ebenfalls eingerichtet werden. Mehrere Suchvarianten, einschließlich einer Volltextsuche, erleichtern das Auffinden von Dokumenten und Informationen in Dateianhängen. Der gesamte Dokumentenbestand kann innerhalb von Sekunden durchsucht werden. Als Beispiel: Eine Volltextsuche über 22.000 Dokumente mit etwa 40.000 Seiten dauert im Schnitt gerade einmal 3,5 Sekunden!

Listenansicht Projektdokumente, Erfassung und Verschlagwortung von Projektdokumenten

Vorteile

  • Transparente und lückenlose Dokumentation
  • Übersichtliche Ablage und nachvollziehbare Dokumentenhistorie
  • Einfaches, auch automatisches Verteilen der Dokumente an die gewünschten Empfänger
  • Schnelle Suchmöglichkeiten einschließlich komfortabler Volltextsuche
  • Serverbasierte Texterkennung (OCR)
  • Berechtigungskonzept frei definierbar
  • Lückenloses Archiv auch nach Projektabschluss
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MODUL Mängelmanagement

Mängel erfassen und nachverfolgen

Die Abwicklung von Bauprojekten wird durch zahlreiche Faktoren beeinflusst, von der Qualität der ausgeführten Arbeit über das verwendete Material bis hin zu Witterungsbedingungen. Dies alles trägt dazu bei, dass sich auch bei bester Planung und Kontrolle Mängel kaum ausschließen lassen. Ihre schnelle Behebung ist Grundlage für eine termingerechte Projektabwicklung und ihre möglichst detaillierte Dokumentation ist für die Abarbeitung von großer Wichtigkeit.

Mit dem think project! Mängelmanagement können Mängel komfortabel erfasst, nachverfolgt und lückenlos dokumentiert werden. Ein Import von Mängellisten ist möglich, ebenso unterstützt das Modul andere Systeme zur Mängelerfassung vor Ort. Alle Mängel und die daraus resultierenden Maßnahmen werden unveränderlich gespeichert, eine nachträgliche Manipulation der erfassten Daten ist nicht möglich.

Listenansicht Mängel, Eingabemaske Mängelerfassung

Vorteile

  • Mängelerfassung über komfortable Eingabemasken, auch mobil
  • Automatische Verteilung an die verantwortlichen Vertragsparteien
  • Anschreiben werden systemseitig erzeugt
  • Jeder Beteiligte hat direkten Zugriff auf eine ständig aktuelle Statusübersicht
  • Umfangreiche Auswertungen sind sofort abrufbar

Mängelerfassung

Die Mängelerfassung kann über komfortable Eingabemasken direkt im System erfolgen. Ein Import aus anderen Systemen (z.B. Excel) ist ebenfalls möglich.

Verteiler

Alle Mängel und damit verbundenen Aufgaben können automatisch an die verantwortlichen Vertragsparteien (Auftragnehmer) verteilt werden.

Workflows

Mehrstufige Freimelde- und Prüfläufe können abgebildet und automatisiert werden.

Mobile Erfassung von Mängeln

Mit der App Mobile Capture können Mängel optional (per Smartphone oder Tablet) erfasst werden – einschließlich Verortung, Zuordnung von Bildern und Sprachnotizen.

Kategorisierung und Beschreibung

Jedem erfassten Mangel können verschiedene Kategorien oder Beschreibungen zugeordnet werden, z.B. Mangeltyp, Ort, an dem der Mangel aufgetreten ist, Auftrag, Gewerk, verantwortliche Baufirma.

Korrespondenz

Alle für das Mängelmanagement benötigten Briefe werden direkt im System erzeugt. Entsprechende Mustertexte und Layouts sowie das Firmenlogo können hinterlegt werden.

Auswertungen (Reports)

Umfangreiche Auswertungen sind auf Knopfdruck möglich und können im PDF- oder Excel-Format ausgegeben werden.

Anmerkung und Dateianhänge

Anmerkung und Dateianhänge (z.B. Planausschnitte, Fotos, Videos, eingescannte Dokumente) können jedem einzelnen Mangel zugeordnet werden.

Terminkontrolle

Eine übersichtliche Verwaltung von Fristen und Nachfristen ist mit dem Modul Mängelmanagement ebenfalls möglich.

Automatische Benachrichtigungen

Auswertungen oder Statusinformationen können zu einem frei wählbaren Zeitpunkt automatisch an den oder die Verantwortlichen gesendet werden. Der automatische Versand kann auch erfolgen, wenn ein bestimmtes Ereignis eintritt, z.B. wenn die gemeldeten Mängel eine kritische Zahl übersteigen.

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MODUL Ausschreibungsmanagement

Ausschreibungen effizient abwickeln

Die Qualität des Ausschreibungsmanagements hat maßgeblichen Einfluss auf das Ergebnis einer Ausschreibung und damit auf den Erfolg eines Bauprojekts. Ausschreibungen bestehen aus einer Vielzahl von Informationen und Dokumenten, die gesammelt, strukturiert und verteilt werden müssen. Gleichzeitig gilt es speziell in dieser Projektphase, Zeit, Kosten und Risiken zu minimieren.

Das think project! Modul Ausschreibungsmanagement beschleunigt und vereinfacht den gesamten Ausschreibungsprozess und verschafft den nötigen Überblick selbst bei einer sehr großen Anzahl von Bietern. Zu jeder Interaktion und den dazugehörigen Dokumenten ist eine lückenlose Historie abrufbar. Mit übersichtlichen Auswertungen und Berichten unterstützt das Modul den Ausschreibenden zudem dabei, rechtzeitig auf Unvorhergesehenes reagieren zu können.

Übersicht Ausschreibungsprozess, Übersicht Bieterantworten
Ausschreibungsprozess (Beispiel)

Vorteile

  • Professionelles Ausschreibungsmanagement
  • Einfache Bedienung
  • Datenübernahme aus internen Systemen
  • Kein Log-in für Bieter notwendig
  • Effizienter, zeitgleicher Versand
  • Strukturierter Rücklauf
  • Revisionssichere Dokumentation
  • Fristenkontrolle
  • Übersichtliche Berichte
  • Mehrsprachig bedienbar
  • Sicherheit und Vertraulichkeit
  • Keine Größenbeschränkung der Vergabeunterlagen

Beschleunigte Prozesse bei besserem Überblick

Ein Ausschreibungspaket kann aus beliebig vielen Dokumenten in beliebigen Dateiformaten bestehen. Über think project! kann dieses in nur einem Versandvorgang an eine unbegrenzte Anzahl an Bietern zeitgleich übermittelt werden. Jeder Empfänger erhält eine separate E-Mail und hat damit keinen Einblick, wer noch zur Ausschreibung eingeladen wurde. Die Ausschreibungsunterlagen werden als Download-Link verschickt, das heißt, limitierte E-Mail-Postfächer stellen keine Hürde mehr dar.

Umfangreiche Auswertungen
Der gesamte Ausschreibungsprozess wird nachweislich dokumentiert. Zahlreiche Auswertungsmöglichkeiten erleichtern das Projektmanagement. Dazu zählen Funktionen zur Termin- und Fristenkontrolle ebenso wie automatische Benachrichtigungen oder umfassende Berichte. Ausgewertet werden kann beispielsweise nach Datum, Frist, Projekt, Gewerk, Abteilung und vielem mehr.

Einfache Handhabung auch auf Empfängerseite

Bieter müssen sich weder registrieren noch in das System einloggen. Es ist auch keine Einweisung nötig. Sie erhalten die Ausschreibung in ihrem gewohnten E-Mail-System (z. B. Outlook, Lotus Notes) zugestellt. Auf diese Nachricht kann der Empfänger antworten, kann seine Angebotsdateien anhängen sowie Rückfragen oder Alternativvorschläge an den Ausschreibenden übermitteln.

Strukturierte Rückmeldung
Die Kommunikation mit dem Bieter erfolgt nicht formlos wie bei einer herkömmlichen E-Mail, sondern strukturiert über ein Onlineformular. Rückantworten können somit sofort weiterbearbeitet werden, das heißt, alle Informationen und Daten stehen ohne manuelle Bearbeitung im laufenden Ausschreibungsprozess zur Verfügung.

Schnittstellen zu internen Systemen

Über sofort verfügbare Schnittstellen, E-Mail-Schnittstelle oder Webservice-API (SOAP oder RESTful), kann das Ausschreibungsmodul an bestehende interne Systeme angeschlossen werden. So kann beispielsweise eine Anbindung an ein ERP-System oder an eine interne Bieterverwaltung realisiert werden, um Informationen zur Ausschreibung bzw. Bieterkontakte direkt in das Ausschreibungsmodul zu übernehmen.

Nahtlose Integration
Alle Informationen können später zur Zuordnung und Strukturierung der Rückläufer herangezogen werden und stehen für die weitere Bearbeitung zur Verfügung. Somit integriert sich das think project! Modul Ausschreibungsmanagement nahtlos in die bestehende IT-Infrastruktur und bietet gleichzeitig eine geeignete Plattform für die  strukturierte Kommunikation mit den Bietern, ohne Zugriff auf eben diese internen Systeme zu gewähren. 

Individuelle Gestaltungsmöglichkeiten

Für die gesamte Kommunikation mit den Bietern können Vorlagen erstellt und im System hinterlegt werden. Auch alle Eingabemasken lassen sich kundenspezifisch gestalten. Das Ausschreibungsmodul einschließlich kundenspezifischer Anpassungen kann mehrsprachig angelegt werden.

  • Einfacher, schneller Ausschreibungsversand
  • Empfänger erhält eine separate E-Mail mit den Unterlagen als Download-Link
  • Die gesamte Kommunikation wird lückenlos und nachvollziehbar dokumentiert
  • Funktionen zur Termin- und Fristenkontrolle
  • Automatische Benachrichtigungen und Berichte
  • Kundenspezifische Vorlagen und individuelle Gestaltung der Eingabemasken
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MODUL Bautagebuch

Umfassende Dokumentation des Bauablaufs

Ein Bautagebuch dient der genauen Dokumentation des Bauablaufs. Es bildet die Informationsgrundlage, um spätere Streitigkeiten zu klären und die Ursachen möglicher Baumängel aufzuspüren. Eingetragen werden z.B. Witterungsverhältnisse, anwesende Firmen und ausgeführte Arbeiten, Anlieferung von Baustoffen und Bauteilen, Ergebnisse von Prüfungen und Messungen sowie besondere Vorkommnisse.

Das think project! Bautagebuch bietet die Möglichkeit, unternehmens- oder projektspezifische Bautagebücher zu erstellen. Alle Informationen werden formulargestützt erfasst und gespeichert. Das Bautagebuch steht jederzeit über Internet zur Einsicht zur Verfügung und kann, wenn eine papiergebundene, unterzeichnete Version des Dokuments benötigt wird, direkt aus dem System ausgedruckt werden.

Langwieriges Suchen nach Einträgen gehört der Vergangenheit an. Über eine komfortable Suchfunktion kann nach Schlagwörtern, wie z.B. „Betonarbeiten“, gesucht werden. Das Suchergebnis zeigt sofort, an welchen Tagen welche Arbeiten ausgeführt wurden bzw. wann welche Firma auf der Baustelle anwesend war. Wird ein Suchergebnis immer wieder benötigt, kann die Suche abgespeichert und das aktualisierte Ergebnis jederzeit wieder aufgerufen werden.

Listenansicht Einträge Bautagebuch, Eingabemaske für Bautagebuch-Einträge

Vorteile

  • Einfache Pflege des Bautagebuchs durch komfortable Eingabeformulare
  • Unternehmens- oder projektspezifische Gestaltung des Bautagebuchs möglich
  • Informationen über jeden Internetzugang abrufbar
  • Kein langwieriges Suchen und Blättern nach Einträgen
  • Papiergebundene Exemplare direkt aus dem System druckbar
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MODUL Fotodokumentation

Fotoarchiv zur visuellen Dokumentation des Bauvorhabens

Digitalfotos bilden eine wichtige Grundlage für eine detaillierte Dokumentation des Bauablaufs. Mit der
think project! Fotodokumentation ist eine übersichtliche Ablage dieser Fotos in einem beliebigen Format möglich. Von jedem Bild wird automatisch eine kleine Vorschau (Thumbnail) erzeugt. Zu jedem Foto können zusätzliche Details wie Aufnahmedatum, Ort der Aufnahme und eine textliche Beschreibung erfasst werden. Alle Details stehen anschließend als Suchkriterien zur Verfügung und vereinfachen das schnelle Auffinden der Baustellenbilder.

Die think project! Fotodokumentation beinhaltet außerdem umfangreiche Möglichkeiten, um Fotoreports zu erstellen. Über diese können z. B. alle Fotos, die an einem bestimmten Tag gemacht wurden oder die ein bestimmtes Detail der Baustelle zeigen, in einer Übersicht zusammengefasst werden.

Übersicht Fotoarchiv

Vorteile

  • Strukturierte, nachvollziehbare Ablage der Fotos
  • Keine mühsame Suche nach Fotos, die irgendwo auf einer Festplatte gespeichert sind
  • Zu jedem Foto können ergänzende Informationen erfasst werden
  • Umfangreiche Auswertungen (Fotoreports) möglich
  • Zugriffsrechte auf die Fotos beliebig definierbar
  • Keine Größenbeschränkung bei Verteilung per E-Mail
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MODUL Einwandmanagement

Mehr Effizienz bei Einwendungen

In großen Bau-, Infrastruktur- oder auch Netzausbauprojekten können in verschiedenen Genehmigungsverfahren (z.B. Planfeststellungsverfahren) Einwendungen eingereicht werden. Diese Einwendungen von Trägern öffentlicher Belange (TöB) oder privaten Einwendern müssen strukturiert dokumentiert und beantwortet werden. Oft gibt es eine beachtliche Anzahl von Einwendungen, die innerhalb einer bestimmten Frist vom Vorhabenträger beantwortet werden müssen. Für jede einzelne Einwendung sind dabei spezielle Anforderungen an Ablauf und Dokumentation zu erfüllen.

Mit dem think project! Modul Einwandmanagement erfolgt die Erfassung und Beantwortung an einer zentralen Stelle und man erhält eine vollständige und nachvollziehbare Dokumentation des gesamten Einwandprozesses. Jeder, der für die Bearbeitung zuständig ist, kann den Status des jeweiligen Einwands jederzeit einsehen.

Einwandmanagement mit think project!

Vorteile

  • Erfassung, Bearbeitung und Beantwortung aller Einwendungen an einer zentralen Stelle
  • Vollständige und nachvollziehbare Dokumentation
  • Effizienzsteigerung und Beschleunigung des Einwandprozesses 
  • Generierung automatischer Antwortschreiben

Optimierte Abläufe

Durch den Einsatz von think project! wird eine deutliche Effizienzsteigerung erreicht und es findet eine Beschleunigung des gesamten Einwandprozesses statt. So können beispielsweise bereits in einer ersten Projektstufe – beim Sammeln und Clustern der Einwendungen – mehrere Mitarbeiter parallel arbeiten.

Reduzierung des formalen Aufwands

Das Einwandmanagement ist von einem großen formalen Aufwand geprägt, der sich durch ähnliche oder gleiche Einwendungen noch erhöht. Dieser kann durch think project! deutlich reduziert werden, z.B. durch die Nutzung eines Antwortkatalogs mit Antwortbausteinen für gleichlautende Erwiderungen.

Generierung von individuellen Erwiderungen

Mit think project! können individuelle Antwortschreiben oder Synopsen generiert werden, die dann z.B. per Post an die Einwender geschickt oder in persönlichen Erörterungsterminen besprochen werden.

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MODUL Webcam-Einbindung

Mit Webcam-Bildern den Baufortschritt im Auge behalten

Der Einsatz von Web-Kameras verschafft einen besseren Überblick über den Baufortschritt und das Geschehen auf der Baustelle. Für eine strukturierte Ablage der Webcam-Bilder sorgt das think project! Modul Webcam-Einbindung. Jede beliebige Web-Kamera, die über eine E-Mail-Schnittstelle verfügt, kann angeschlossen werden. Der Zeitabstand zwischen den Aufnahmen ist frei wählbar, z.B. einmal täglich, stündlich oder um acht, zwölf und sechzehn Uhr. Die Bilder werden automatisch von der Webcam an think project! übertragen und dort, mit Datum und Uhrzeit, systematisch abgelegt. Alle Bilder können nachträglich mit Bemerkungen versehen werden.

Übersicht Webcam-Bilder

Vorteile

  • Jede beliebige Webcam kann eingebunden werden
  • Automatische Übertragung der Bilder an think project!
  • Zeitpunkt der Aufnahme frei wählbar
  • Datum und Uhrzeit werden automatisch übernommen
  • Bilder können zusammen mit Kommentaren gespeichert werden
  • Zugriffsrechte auf die Webcam-Bilder beliebig definierbar
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MODUL Drive

Daten schnell und einfach austauschen mit think project! Drive

think project! Drive erlaubt einen einfachen und schnellen Dateiaustausch über ein gemeinsames Laufwerk mit einer klassischen Ordnerstruktur im Dateimanager (Windows-Explorer) oder über die Web-Oberfläche. think project! Drive dient der temporären Ablage und dem Ad-hoc-Dateiaustausch und ist damit eine ideale Ergänzung zur strukturierten think project! Projektwelt.

Ansprechpartner

Christian von Hasselbach

Christian von Hasselbach
Technical Account Manager

Ordnerstruktur, Dokumente
Einbindung als Desktop-Laufwerk über Webdrive

Vorteile

  • Einfache und schnelle Einrichtung
  • Sichere Speicherung der Daten in der think project! Trusted Cloud
  • Schnelles Editieren proprietärer Daten, z.B. CAD-Dateien

Anwendungsbeispiele

  • Unkomplizierter Datenaustausch für interne Abstimmungsprozesse
  • Datenaustausch in frühen Projektphasen
  • Zwischenablage für Pläne und Dokumente, um gemeinsam einen Versionsstand zu erarbeiten
  • Gemeinsame Vorbereitung von Ausschreibungsunterlagen
  • Austausch von CAD-Modelldateien zur gemeinsamen Nutzung eines BIM