Funcionalidad CORE de think project!

El éxito de think project! radica en un concepto básico que ha demostrado su eficacia en miles de ocasiones con la ejecución satisfactoria de proyectos por parte de nuestros clientes.

Las decisiones con vistas al futuro que tomamos hace más de una década marcaron el rumbo de nuestro posterior éxito:

  • Una estructura de base de datos con grandes capacidades de adaptación sin necesidad de programación
  • Centrada en ofrecer una comunicación entre empresas, y no entre documentos y archivos
  • Archivo en base de datos en vez de en un sistema de carpetas rígidas
  • Acceso a través de una innovadora plataforma basada en la web

Principio de comunicación

Comunicación estructurada

La colaboración se produce cuando dos o más participantes se comunican entre sí en persona, por correspondencia, teléfono, fax, correo electrónico o por cualquier plataforma que estructura y documenta un proceso completo de comunicación, como think project!

Comunicación desestructurada vs. estructurada

Emisor y destinatario como propietarios de la información

Independientemente del medio de comunicación, siempre hay un emisor y un destinatario. En el caso de la correspondencia por carta, el contenido solo lo conocen el emisor y el destinatario; salvo que uno de ellos reenvíe la carta. Este sencillo e ingenioso principio de comunicación está integrado en think project!, por ejemplo, al adquirir derechos de acceso. A diferencia de los sistemas basados en carpetas, en los que se deben asignar manualmente, think project! los asigna automáticamente según el principio de la comunicación.

Transmisión de datos

Empresas registradas y roles

Los socios del proyecto no suelen ser personas, sino empresas con numerosos empleados. De ahí que cada usuario de think project! se asigne a una organización (lo llamamos “empresa registrada”). En función de esta asignación, se pueden otorgar los derechos automáticamente a un usuario recién creado que pertenezca a esta organización. Por ejemplo, un nuevo usuario con un rol de diseño puede ver de inmediato los planos que su empresa haya recibido hasta ese momento, aunque ellos aún no hayan recibido ninguno de esos planos. Los derechos y el alcance para el que se otorgan se pueden configurar de manera individual.

El uso de cargos lo simplifica aún más. Por ejemplo, solo los usuarios asignados con el cargo de “responsable de aprobación” tienen permiso para participar en el proceso de aprobación de un plano y aplicar el estado de “aprobado”. La ventaja de designar cargos es que solo es necesario definirlos una vez y, posteriormente, se pueden aplicar a tantos usuarios como sea necesario.

Transmisión de datos

Integración de participantes sin necesidad de iniciar sesión

Para usar think project! a su plena capacidad, los participantes del proyecto necesitan un acceso directo a través de un nombre de usuario y una contraseña. A estos participantes los llamamos “usuarios internos”. Sin embargo, no todos los socios y disciplinas del proyecto necesitan un acceso directo a la plataforma del proyecto y a toda su documentación y comunicaciones.

think project! ofrece una solución sencilla para la integración de participantes externos en proyectos complejos, sin tener que concederles derechos de acceso. Mediante el uso de formularios en línea con enlaces de respuesta (respuesta a HTML), se puede vincular a participantes externos a comunicaciones o procesos sin necesidad de acceder a think project! La ventaja es que cada mensaje, cada subida de archivos y cada paso del proceso se documentarán a nivel integral como si lo ejecutase un usuario a nivel interno, sin desviaciones ni trabajo adicional.

Archivo en base de datos

El archivo de documentos en think project! se realiza en una base de datos y no en carpetas, como en muchos otros sistemas. Esto supone que los documentos pueden visualizarse según sus propiedades, que es precisamente la forma que necesita para identificarlos. Para entenderlo, piense en los portales inmobiliarios que ofrecen listas de las casas y los pisos disponibles, en función de una serie de criterios tales como la ubicación, el número de habitaciones o el precio, lo que le permite filtrar la búsqueda según sus necesidades. Los resultados posteriores no se guardan varias veces en distintas carpetas sino que todo el conjunto de datos se filtra según los criterios que desee. Posteriormente, puede guardar su búsqueda y crear una carpeta que contenga los resultados y se actualice constantemente. Así es como funciona think project!

Almacenamiento en base de datos

Almacenes de información en vez de archivos

No definimos un documento como un único archivo, sino como una especie de almacén de información que, además de tener varias propiedades, también puede contener uno o más archivos. No obstante, no es obligatorio que contenga ambos. Estos son algunos ejemplos:

  • Un documento de un “plano” de think project! puede contener propiedades como la disciplina o el estado, metadatos como la fecha de creación o el creador del plano, y archivos CAD o PDF.
  • Un documento de una “notificación de defectos” de think project! puede contener datos del subcontratista o del área de responsabilidad en cuestión, así como fotografías, una descripción de los defectos y notas de cómo y cuándo debe solucionarse
  • Por otro lado, puede que un documento de “instrucciones de la obra” no contenga ningún archivo.

Las propiedades y los metadatos de un documento se pueden introducir de forma manual mediante formularios en línea o crearse de manera automática de muchas formas, por ejemplo, mediante la lectura del nombre del archivo. Toda la información asignada a un documento puede servir como criterios de clasificación y filtro. Se pueden asignar reglas de distribución a cada documento. Los pasos individuales de un proceso se crean mediante el uso de documentos, reglas de distribución y listas de distribución.

Flujos de trabajo/Procesos

En think project!, los documentos se pueden guardar fácilmente y luego distribuirse a los equipos del proyecto. Aparte de estas sencillas funciones de archivo y distribución, think project! también proporciona un potente motor de flujos de trabajo. En función de los requisitos del proyecto, se pueden asignar flujos de trabajo que van desde tareas sencillas (como tickets o solicitudes de información) hasta procesos de trabajo muy complejos (es decir, procesos de aprobación a varios niveles, comprobación de planos o facturas, y aprobaciones, variaciones y costes adicionales). Los pasos individuales se pueden ejecutar en paralelo o en serie. Para cada paso, se puede definir quién es el responsable para qué tareas y cuánto tiempo tendrá para completarlas. La asignación de editores puede realizarse por nombre o por cargo. El procesamiento completo de estos flujos de trabajo se realiza mediante filtros y campos de entrada que se pueden adaptar en función de la tarea de cada momento. El sistema reconoce cada paso en el proceso indicado, prepara los documentos adecuados y los envía según corresponda. Los recordatorios e informes automáticos, así como las funciones de notificación (es decir, cuando los plazos límite no se cumplen), garantizan que cada participante esté constantemente informado del flujo de trabajo y del paso en el que debe trabajar a continuación.

El flujo de trabajo completo y cada paso independiente pueden realizarse de manera remota a través de un dispositivo móvil como, por ejemplo, la detección de defectos. Según sea necesario, se pueden solicitar servicios adicionales desde la Nube de Colaboración y estos se pueden utilizar en los pasos individuales del flujo de trabajo. Esto permite, por ejemplo, que se puedan imprimir sellos de aprobación en documentos PDF y que se puedan usar códigos QR que permitan escanear documentos y planos impresos con el fin de comprobar su validez. Por tanto, los servicios no solo hacen que el flujo de trabajo digital sea más cómodo, sino que además acortan distancias entre la plataforma y las copias impresas en papel.

  • Es posible configurar flujos de trabajo/procesos que van desde tareas sencillas hasta complejas y a diferentes niveles
  • Se puede crear un flujo de trabajo o sus pasos individuales de forma remota mediante un dispositivo móvil
  • Se pueden definir a voluntad las tareas, los editores, los plazos y el número de pasos
  • Se pueden asignar los editores por nombre o por cargo
  • Se pueden adaptar los campos de entrada y formularios a la actividad actual en cada momento
  • Pueden consultarse los documentos dónde y cuándo se necesiten
  • Se ofrecen servicios adicionales, como la impresión de sellos, metadatos, códigos QR, etc.
  • Gestión automática de plazos límite, informes y recordatorios
  • También se ofrecen funciones de alerta (por ejemplo, cuando no se cumple un plazo límite)

Correos electrónicos integrados

think project! integra comunicaciones por correo electrónico a cada proyecto. Cada participante con acceso al sistema tiene una dirección de correo electrónico personal relacionada con el proyecto. Todos los correos electrónicos entrantes y salientes se ordenan según el proyecto y se documentan de forma integral.

Enlace de descarga en lugar de un archivo adjunto

Los archivos se pueden enviar desde think project! por correo electrónico en forma de enlace de descarga. Esto permite distribuir archivos de gran tamaño sin tener que preocuparse por los límites de la bandeja de entrada. No es necesario iniciar sesión para recuperar un archivo. El enlace permite acceder a este único archivo sin proporcionar acceso a otra información guardada en think project!

Arquitectura de software abierta con interfaces de integración disponibles

think project! se basa en una arquitectura de software abierta. think project! utiliza servicios web (SOAP y REST) para el intercambio de datos entre sistemas. Las interfaces listas para usar permiten interconectar think project! con otras aplicaciones como ERP, DMS, AVA, CAD o FM.

Representante de producto

Jochen Maurer

Jochen Maurer
Head of Product Management

Representante de desarrollo

Dirk Lutzebäck

Dirk Lutzebäck
Head of Research & Development (CTO)