Módulos de think project!

Gracias a nuestra amplia experiencia, hemos desarrollado un conjunto de módulos estándares, de eficacia comprobada, que determinan los procesos de los proyectos. Los diferentes módulos de think project! pueden combinarse, adaptarse y ampliarse en cualquier momento, sin ningún esfuerzo de programación adicional.

La configuración permite realizar procesos individuales con miles de proyectos y clientes, todos incluidos en el mismo entorno de software. Cada proceso individual (interfaces de usuario formularios, informes y flujos de trabajo) se basa en el mismo software que se ejecuta en el mismo sistema de hardware.

Nuestros equipos de implementación podrán crear rápidamente los requisitos adicionales que no consigan cumplirse mediante la ampliación de los módulos existentes. Al trabajar en estrecha colaboración con nuestros clientes, hemos podido ofrecerles una variedad de soluciones individuales, que van de lo simple a lo complejo, a lo largo de los años.

Representante de atención al cliente

Alejandro Sanz Herranz

Alejandro Sanz Herranz
Technical Account Manager

PDFPDF

Módulo de Gestión de Diseño

La forma clara y lógica de gestionar y archivar documentos de diseño

Los dibujos y planos de construcción se encuentran entre los documentos más importantes del proyecto. Constituyen la base de las licitaciones, la emisión y aceptación de los contratos, la ejecución, así como un registro de lo que se ha construido realmente. El procesamiento y el seguimiento bien organizados de todos los movimientos de documentos de diseño son de vital importancia y fundamentales para la ejecución rentable y satisfactoria de un proyecto.

El módulo de Gestión de Diseño de think project! simplifica la distribución de los dibujos y planos, permite establecer flujos de trabajo predefinidos y siempre ofrece documentación actualizada, lógica y localizable durante todo el proceso de diseño. Las listas de vista previa claras y las listas de elementos que faltan también facilitan la verificación de los plazos límites.

Vista en lista - Planos, vista de los planos y anotación opcional en Adobe Reader

Ventajas

  • Distribución rápida y sencilla de los dibujos y planos
  • Los intervinientes están al corriente continuamente del estado actual de los proyectos.
  • Comprobación y aprobación transparentes de los planos
  • Revisión continua de planos digitales incluyendo anotaciones e impresión de sellos (servicio opcional de PDF de Adobe)
  • Listas de documentación fáciles de seguir que pueden obtenerse en un instante
  • Consulta del estado de los planos impresos a través de smartphones y tabletas (servicio opcional de Mobile Version Check)
  • Ahorro de tiempo gracias a procesos automatizados y flujos de trabajo predefinidos
  • Registros transparentes y exhaustivos de los movimientos de los planos
  • Archivo completo creado una vez finalizado el proyecto

Almacenamiento centralizado

Los documentos de diseño se almacenan de forma estructurada y se pueden recuperar al instante. El estado del diseño actual puede consultarse en todo momento.

Informes automáticos

Los informes regulares y la información de estado (por ejemplo, el estado del diseño actual o una lista de bocetos o planos que falten) pueden enviarse automáticamente a la parte o partes contractuales pertinentes en cualquier plazo de tiempo que defina.

Planos en papel

Los proveedores de servicios de reprografía se pueden conectar a think project!. El pedido de copias automáticas ahorra tiempo y las solicitudes de copias impresas se registran y localizan a través de la confirmación de recibo. Las cartas también se crean automáticamente.

Búsqueda

Las diferentes herramientas de búsqueda facilitan la tarea de encontrar planos e información en los archivos adjuntos. Las consultas se pueden guardar y los resultados siempre muestran los datos más recientes.

Listas de distribución/Matriz de distribución

Pueden configurarse listas de distribución para permitir que los documentos de diseño les lleguen rápidamente a los destinatarios adecuados.

Visor en línea

Los planos se pueden visualizar e imprimir en cualquier plataforma con el visor integrado en línea.

Sistema de numeración de documentos de diseño

Aunque pueden configurarse sistemas de numeración para una empresa o proyecto específicos, también podrá optar por gestionar sus documentos sin un sistema general de numeración.

Flujos de trabajo

Las reglas detalladas de distribución se pueden utilizar para configurar y optimizar procedimientos sencillos, así como procesos complejos, tales como la obtención de la aprobación final de los planos.

Conferencia en línea

Todos los intervinientes en un proyecto pueden estar seguros de que están viendo el mismo documento a la vez. Todas las partes podrán ver las modificaciones de inmediato.Todos los intervinientes en un proyecto pueden estar seguros de que están viendo el mismo documento a la vez. Todas las partes podrán ver las modificaciones de inmediato.

Listas de diseño

Las listas de documentación de diseño se actualizarán automáticamente. A medida que se generen de forma dinámica, siempre representarán la situación más reciente. Las listas se pueden imprimir o exportar a formatos de archivos de Excel o PDF.

Gestión del calendario

La gestión del calendario le permite evaluar la evolución de diferentes formas, por ejemplo, a partir de las estimaciones de las fechas de entrega de los planos o de listas de retrasos en la entrega. El sistema también le permite calcular las futuras fechas de entrega.

Comprobaciones de planos digitales

Al utilizar el Servicio de PDF de Adobe (opcional), podrá implementar una aprobación del plano digital utilizando herramientas sencillas. Las notas o los sellos del plano se imprimen automáticamente en los planos.

Comprobación de versión de los planos impresos

Con el uso de Mobile Version Check (opcional), se puede comprobar fácilmente si un plano impreso sigue siendo el válido y cuál es el índice válido en ese momento, mediante el uso de un smartphone para escanear el código QR del plano.

PDFPDF

Módulo de Gestión Documental

La forma clara y lógica de gestionar correspondencia y otros documentos del proyecto

Durante un proyecto de construcción se acumulan innumerables documentos. Únicamente la correspondencia escrita puede ocupar pilas enteras de archivos. Aunque se etiquete de forma minuciosa un conjunto de archivos, la búsqueda de un fragmento específico de información entre todos estos papeles lleva tiempo y, a veces, no sirve de mucho.

El Módulo de Gestión Documental de think project! permite almacenar documentos de forma sencilla y estructurada. Los documentos del proyecto se pueden asignar a cualquier número de categorías de temas y palabras clave, lo cual permite ampliar posteriormente las posibilidades de clasificación dentro de una estructura dinámica de carpetas y que puede definirse libremente. También es posible crear un sistema de almacenamiento tradicional basado en carpetas. Cuenta con varias herramientas de búsqueda, incluida la búsqueda de texto completo, que facilitan la tarea de encontrar documentos e información en los archivos adjuntos. Se pueden buscar en cuestión de segundos todos los documentos relativos a un proyecto. Por ejemplo, una búsqueda de texto completo de más de 22.000 documentos con un total de unas 40.000 páginas tarda una media de solo 3,5 segundos.

Vista en lista - Documentos del proyecto, adquisición e indexación de los documentos del proyecto

Ventajas

  • Documentación transparente y exhaustiva
  • Presentación clara y lógica, incluido el historial de seguimiento de documentos
  • Distribución sencilla y automática de documentos a los destinatarios pertinentes
  • Herramientas de búsqueda rápida, incluida la búsqueda rápida de textos completos
  • Reconocimiento óptico de caracteres basado en servidor (OCR)
  • Derechos de acceso que pueden definirse libremente
  • Archivo completo creado una vez finalizado el proyecto
PDFPDF

Módulo de Gestión de Defectos

Introduzca y supervise defectos

El desarrollo de proyectos de construcción se ve influido por muchos factores, como la calidad del trabajo realizado, los materiales utilizados y las condiciones meteorológicas. Todo esto significa que los defectos no pueden eliminarse por completo, ni siquiera utilizando las mejores prácticas de planificación e inspección. La rápida eliminación de estos defectos es clave para la entrega puntual de proyectos y la documentación detallada es vital para gestionar el los posibles trabajos de reparación o conflictos posteriores con otras partes sobre la responsabilidad de los gastos ocasionados.

El Módulo de Gestión de Defectos de think project! facilita la introducción, supervisión y documentación sencillas de los defectos. Pueden importarse las listas de los defectos y el módulo también es compatible con otros sistemas de registro de defectos in situ. Todos los defectos, así como las medidas adoptadas posteriormente para corregirlos, se guardan en formato de solo lectura. Los datos introducidos no pueden manipularse de manera retroactiva.

Vista enlista - Defectos, formulario de registro - Registro de defectos

Ventajas

  • Introducción de datos sobre los defectos con pantallas de entrada fáciles de usar y a través de dispositivos móviles
  • Distribución automática a las partes contractuales pertinentes
  • Las cartas están creadas por el sistema
  • Cada interviniente tiene acceso directo a una vista general del estado que se actualiza constantemente
  • Los informes completos pueden generarse al instante

Introducción de datos relativos a los defectos

Puede introducir los datos relativos a los defectos en el sistema a través de una plantilla de registro fácil de usar o importar datos de otros sistemas (como Excel).

Listas de distribución

Todos los defectos y las tareas asociadas se pueden comunicar de forma automática a las partes contractuales o subcontratistas encargados.

Flujos de trabajo

Los procesos de transmisión e inspección a varios niveles pueden actualizarse y automatizarse.

Captura de defectos con dispositivos móviles

La aplicación Mobile Capture le da la opción de capturar defectos con dispositivos móviles (ya sea smartphone o tableta), que incluye ubicaciones y la organización de fotografías y notas de voz.

Clasificación y descripción

Se pueden asignar diferentes categorías o descripciones a cada defecto que introduzca, como el tipo de defecto, la ubicación, el contrato relacionado, el tipo de negocio y el responsable de la empresa.

Correspondencia

Todas las cartas necesarias para la gestión de los defectos se generan directamente en el sistema y pueden almacenarse plantillas estándares de correspondencia y logotipos de las empresas.

Informes

Con solo pulsar un botón, se pueden generar informes completos que se entregarán en formato PDF o Excel.

Observaciones y archivos adjuntos

Puede asignar comentarios y archivos adjuntos (por ejemplo, secciones, fotografías, vídeos o documentos escaneados) a cada defecto.

Comprobaciones de plazos límites

La funcionalidad incorporada de gestión de tiempo y las alertas automatizadas a todas las partes pertinentes sirven de apoyo en la gestión de los plazos límites y las ampliaciones.

Notificación automática

Los informes o la información sobre el estado se pueden enviar automáticamente a las personas encargadas en el momento que se defina libremente. El envío puede activarse según ciertas normas configurables como, por ejemplo, si se produce una circunstancia específica o cuando el número de defectos supere una cantidad límite.

PDFPDF

Módulo de Gestión de Licitaciones

Procesamiento eficaz de licitaciones (RFT)

Los procesos relativos a las licitaciones (RFT) afectan de forma significativa a la eficacia de la gestión de la licitación y, en consecuencia, al éxito general de un proyecto de construcción. Las licitaciones a menudo contienen una amplia variedad de información y documentos que necesitan ser cotejados, estructurados y distribuidos. Además de asegurar que la información se gestiona adecuadamente, es importante reducir al mínimo el tiempo, el esfuerzo, los costes y los riesgos durante esta fase crítica de un proyecto.

El Módulo de Gestión de Licitaciones de think project! agiliza y simplifica todo el proceso de licitación, proporcionando así una visión general de varios licitadores y la gestión efectiva de sus respuestas. Gracias al preciso historial con el que cuenta, se puede realizar un seguimiento de cada interacción y sus documentos relacionados. think project! ofrece evaluaciones e informes claros. El Módulo de Gestión de Licitaciones también permite a los emisores de las licitaciones adaptarse a las condiciones que vayan cambiando dentro de cada plazo correspondiente.

Vista general - Proceso de licitación, Vista general - Respuestas de los licitadores
Proceso de licitación (ejemplo)

Ventajas

  • Gestión de licitaciones profesionales
  • Facilidad de uso por los licitantes y licitadores
  • Transferencia de datos entre los sistemas internos
  • No es necesario que los licitadores inicien sesión ni tengan un software concreto
  • Envío eficiente y simultáneo de documentos
  • Respuestas estructuradas
  • Documentación a prueba de manipulaciones
  • Control del plazo límite
  • Informes claros
  • Opciones multilingües
  • Seguridad y confidencialidad
  • No hay límites en el tamaño de los documentos de licitación

Procesos más rápidos y una vista general más clara

Un paquete de licitación (RFT) podrá consistir en múltiples documentos en varios formatos de archivo. Con think project! todo el paquete puede enviarse simultáneamente a un número ilimitado de licitadores en una sola operación. Cada destinatario recibe un correo electrónico por separado, sin ver qué otras personas han recibido una invitación para la licitación. El acceso a los documentos de licitación se envía como un enlace de descarga, eliminando así el problema de las restricciones de tamaño de la empresa o del 

Evaluaciones exhaustivas
Todo el proyecto de licitación está claramente documentado. Las numerosas opciones de evaluación simplifican el proceso de evaluación de las ofertas (incluida la gestión de los plazos límites, además de las notificaciones automáticas y los informes completos de las respuestas). Las evaluaciones se pueden basar en la fecha, el plazo límite, el proyecto, la categoría de negocio, el departamento y otros criterios que garanticen que todo el proceso se ejecuta dentro de plazo, cumpliendo así los requisitos especificados.

Maximizar las respuestas de las licitaciones

No es necesario que los licitadores se registren o inicien sesión ni que deban tener una formación concreta. Reciben una invitación para la licitación por parte del licitante a través de su cuenta de correo electrónico habitual, por lo que solo debe responder a la solicitud, adjuntar archivos del presupuesto y enviar preguntas o sugerencias alternativas.

Respuesta estructurada
La comunicación con el licitador no es tan informal como un correo electrónico convencional, ya que se estructura a través de un formulario en línea, lo que significa que las respuestas pueden procesarse inmediatamente, con toda la información y los datos presentados disponibles, y se notifican sin que deban procesarse manualmente.

Interfaz con los sistemas internos

Se pueden utilizar las interfaces listas para usar para los clientes de correo electrónico y la API de servicio web (SOAP o REST) para integrar el Módulo de Gestión de Licitaciones de think project! con sus sistemas internos. Por ejemplo, se puede establecer una conexión con su ERP o sistema de gestión de licitadores internos para gestionar la información de contacto de los licitadores y la información específica respecto de sus respuestas de licitaciones.

Integración sencilla
La información recibida de los licitadores se puede estructurar y asignar para optimizar el seguimiento. El Módulo de Gestión de Licitaciones de think project! se integra perfectamente en su infraestructura de TI existente, proporcionando así la plataforma ideal para la comunicación estructurada con los licitadores, sin darles acceso a sus sistemas internos.

Opciones de diseño individuales

Las plantillas pueden crearse y almacenarse en el sistema para todas las comunicaciones con los licitadores. Las pantallas de entrada también pueden diseñarse en función del cliente o de la licitación. El proceso completo (incluidas sus modificaciones específicas) puede crearse en múltiples idiomas..

  • Envío rápido y seguro de paquetes de licitaciones
  • Cada destinatario recibe un correo electrónico por separado con todos los documentos correspondientes, a los que puede acceder a través del enlace de descarga
  • Toda la comunicación se documenta perfectamente
  • Gestión de fechas claves y plazos límites de respuesta
  • Alertas e informes de evaluación automatizados
  • Plantillas personalizadas y diseño de la pantalla de entrada
PDFPDF

Módulo de Diario de Obra

Documentación completa del proceso de construcción

Se utilizan registros diarios de construcción o boletines del emplazamiento para documentar de forma precisa el proceso de construcción. Proporcionan información que se puede utilizar para resolver las diferencias posteriores y para identificar las causas de los posibles defectos de construcción. Los datos incluyen condiciones meteorológicas; contratistas y personal del emplazamiento y el trabajo que han realizado; recepción de materiales y piezas de construcción; resultados de comprobaciones y mediciones, así como de cualquier incidencia inusual.

El Módulo de Diario de Obra de think project! ofrece la opción de crear boletines específicos de la empresa o del proyecto. El software utiliza formularios para facilitar la introducción y el almacenamiento de información. La información se puede ver siempre en línea e imprimirse directamente desde el sistema en caso de necesitar una versión en papel firmada del documento. Al tener centralizada y en línea esta información ya no necesitará realizar búsquedas de la información en línea que tanto tiempo llevan. La sencilla función de búsqueda le permite buscar utilizando palabras clave como «hormigón» o «daños causados por tormentas». El resultado de la búsqueda mostrará inmediatamente la situación, qué trabajo se había realizado y cuándo se encontraba en el lugar un contratista concreto. También puede guardar las búsquedas de uso común y elaborar informes con resultados actualizados en cualquier momento.

Vista en lista - Datos del diario de obra, Formulario de registro - Datos del diario de obra

Ventajas

  • Mantenimiento de registros sencillos con formularios de registro fáciles de utilizar
  • La documentación de la obra puede configurarse como específica de la empresa o del proyecto
  • Se puede acceder a la información en cualquier lugar a través de Internet
  • No es necesario realizar búsquedas engorrosas ni ir pasando páginas
  • Las copias en papel se pueden imprimir directamente desde el sistema
PDFPDF

Módulo de Gestión Fotográfica

Un archivo fotográfico para la documentación visual de proyectos de construcción

Las fotografías digitales constituyen una base importante para la documentación detallada de un proyecto de construcción. El Módulo de Gestión Fotográfica de think project! permite archivar estas fotografías en cualquier formato que se desee. Se crea automáticamente una pequeña vista previa o «miniatura» de cada imagen. También pueden crearse detalles adicionales, tales como «fecha de captura'», «ubicación» y una descripción textual. Todos estos detalles estarán disponibles entonces como criterios de búsqueda, haciendo que sea más fácil 

El Módulo de Gestión Fotográfica de think project! también ofrece amplias opciones para la creación de informes fotográficos. Por ejemplo, puede combinar todas las fotografías tomadas en una fecha determinada, o que muestren un detalle específico del emplazamiento de la construcción, en una sola vista general.

Vista general - Archivo fotográfico

Ventajas

  • Almacenamiento fotográfico estructurado y almacenado
  • No es necesario realizar engorrosas búsquedas de fotografías almacenadas «en algún lugar de un disco duro».
  • Se puede introducir información adicional con opción de búsqueda
  • Informes fotográficos exhaustivos
  • Se pueden definir los derechos de acceso al archivo fotográficov
  • No hay límite de tamaño al enviar por correo electrónico
PDFPDF

Módulo de Gestión de Objeciones

Mayor eficiencia en la gestión de objeciones

Durante los grandes proyectos de construcción, infraestructuras o expansión de redes, se pueden presentar objeciones durante diversos procedimientos de aprobación (p. ej., durante los procedimientos de planificación). Estas objeciones por parte de grupos de interés público o privado deben documentarse y gestionarse una por una de manera estructurada. A menudo, el promotor del proyecto debe gestionar un número considerable de objeciones/reclamaciones dentro de un plazo de tiempo definido, cumpliendo con los requisitos específicos del proceso y de documentación.

Con el Módulo de Gestión de Objeciones de think project!, las objeciones se recopilan y gestionan a través de una plataforma central, que le ofrece una documentación completa y transparente de todo el proceso de objeciones. Todas las personas encargadas de este proceso, pueden ver el estado de una objeción en particular en cualquier momento.

Ventajas

  • Todas las objeciones se recopilan, procesan y gestionan a través de una plataforma central
  • Documentación completa y transparente de todo el proceso
  • Agilización del proceso de objeciones de forma más eficiente
  • Generación automática de respuestas escritas

Procesos optimizados

Gracias al uso de think project! el proceso es mucho más eficiente – ya que agiliza todo el proceso de objeciones. Por ejemplo, varios miembros del equipo pueden comenzar a recopilar y agrupar las objeciones en una etapa inicial del proyecto de forma simultánea.

Menor esfuerzo formal

La gestión de objeciones normalmente implica un esfuerzo formal considerable, que es aún mayor si se añaden observaciones similares o idénticas. Esto se puede reducir sustancialmente con think project!, mediante la creación de un catálogo de respuestas que contiene plantillas de respuesta para respuestas idénticas.

Optimización de respuestas individuales

Las respuestas o resúmenes individuales se pueden generar a través de think project! y luego enviarse a la persona que formula la objeción por correo postal o correo electrónico, o pueden presentarse en una audiencia pública.

PDFPDF

Módulo Webcam

Supervisar el progreso de la construcción utilizando imágenes de la cámara web

El uso de cámaras web proporciona una mejor visión de progreso de la construcción y situaciones en una obra. El Módulo Webcam de think project! integra almacenamiento estructurado de imágenes de cámaras web dentro de la documentación del proyecto. Puede conectarse cualquier cámara web con una interfaz de correo. El intervalo de tiempo entre capturas es personalizable (por ejemplo: una vez al día; una vez cada hora; o a las 8:00 horas, al mediodía y a las 16:00 horas). Las imágenes se transfieren automáticamente por la cámara web a think project! y quedan registradas con la fecha y la hora y almacenadas de forma sistemática. Se pueden añadir comentarios más tarde a cualquiera de las imágenes.

Vista general - Fotos con la cámara web

Ventajas

  • Puede integrarse cualquier tecnología de cámaras web.
  • Las imágenes se transfieren automáticamente a think project!
  • El momento en el que se capturan imágenes se puede definir a voluntad
  • La fecha y hora se registran automáticamente
  • Las imágenes pueden guardarse junto con comentarios
  • Pueden definirse derechos de acceso a las imágenes de la cámara web
PDFPDF

think project! Drive

Intercambio instantáneo de archivos con think project! Drive

think project! Drive permite el intercambio sencillo y rápido de archivos a través de una estructura de carpetas conocida (Windows Explorer) o por medio de una interfaz web. think project! Drive ofrece almacenamiento temporal y un intercambio de archivos ad hoc, por lo que es el complemento ideal para el mundo de proyectos estructurados de think project!.

Representante de atención al cliente

Alejandro Sanz Herranz

Alejandro Sanz Herranz
Technical Account Manager

Estructura de carpetas, documentos
Estructura de carpetas, Integración como una unidad de escritorio a través de WebDrive

Ventajas

  • Instalación sencilla y rápida
  • Guardado seguro de archivos dentro de la nube fiable de think project! 
  • Edición rápida de archivos de propiedad, por ejemplo, CAD

Ejemplos de casos de uso

  • Intercambio sencillo de archivos durante procesos de formalización de acuerdos
  • Intercambio de archivos durante las primeras fases de un proyecto
  • Carpetas compartidas con los planos y documentos a los que pueden acceder todos los intervinientes en el proyecto
  • Preparación de la documentos de licitación de múltiples partes
  • Intercambio de archivos CAD para el uso compartido en Creación de Modelos de Información Empresarial (BIM)
PDFPDF

Módulo de Gestión de Construcción

Procesos de Comunicación optimizados

La gestión eficiente de la construcción se basa en una comunicación optimizada entre todos los intervinientes en el proyecto. Si se configuran para cumplir los requisitos corporativos o necesidades de proyectos específicos, los flujos de trabajo dentro de think project! ayudan a canalizar estos procesos de comunicación. En lugar de un flujo desestructurado de información, las peticiones, instrucciones, notificaciones y aprobaciones se agruparán en una estructura lógica dentro de una única plataforma para que todos los intervinientes en el proyecto puedan trabajar con eficacia dentro de un entorno de proyectos intraempresariales. Es fácil incluir incluso a intervinientes en proyectos externos y a participantes puntuales en un único proceso en flujos de trabajo estructurados.

Se realiza un seguimiento de todas las comunicaciones. think project! proporciona una pista de auditoría completa de las comunicaciones y un control exhaustivo de versiones de todos los documentos asociados a un proyecto. Los sencillos paneles de control otorgan a las principales partes interesadas visibilidad y control sobre todos los procesos del proyecto, fechas límites y los costes.

Los flujos de trabajo se pueden asignar a flujos de comunicación específicos entre las partes de un proyecto. Estos flujos de trabajo pueden seguir rutinas probadas, prácticas corporativas o secuencias lógicas y se pueden adaptar a los requisitos de cumplimiento contractual y a ciertas circunstancias en las relaciones entre los socios del proyecto. Se puede realizar un seguimiento de todo el proceso en cualquier momento, desde la primera solicitud hasta posteriores subprocesos. Todos los documentos correspondientes a cada paso se almacenan en una sola plataforma y se puede acceder a ellos siempre que sea necesario.

Combinación de los flujos de trabajo para una mayor eficiencia

Para una mayor eficiencia, pueden combinarse las secuencias de comunicación del proyecto. Por ejemplo, pueden estructurarse y supervisarse los flujos de comunicación de la relación estratégica a tres bandas entre cliente, consultor y contratista a través de Solicitudes de Información (Request for Information - RFIs). Algunas RFIs podrán dar lugar a una Solicitud de Cambio (Request for Change - RFC), que se enviará al cliente para su aprobación. La aprobación del cliente se traducirá a continuación en una Modificación y, posteriormente, se generará una Instrucción de Obra para el contratista. El contratista responderá entonces indicando los costes correspondientes y se remitirá de nuevo al cliente para su aprobación antes de que comiencen los trabajos de construcción en el emplazamiento.

 

 

 

Ventajas

  • Comunicación estructurada sobre los proyectos dentro y fuera de la red corporativa
  • Registro de auditoría completa de todos los cambios
  • Control de versiones de todos los documentos relacionados
  • Panel de control de gestión de proyectos
  • Seguimiento simplificado de las fechas límites
  • Flujos de trabajo específicos de la empresa o del proyecto
  • Combinación de procesos asociados a otros procesos
  • Opciones sencillas de búsqueda
  • Informes en tiempo real
  • Control de acceso a la información sensible

Gestión de peticiones, instrucciones y notificaciones

La coordinación entre el cliente, el consultor y el contratista ha dado lugar tradicionalmente a una avalancha de información desestructurada. La correspondencia relativa a un proyecto de construcción complejo podría ocupar fácilmente metros de archivos en papel físico. Algunas organizaciones ya utilizan formularios en papel (para RFI, por ejemplo), como el primer paso en el camino hacia una comunicación más estructurada y una documentación exhaustiva. Pero think project! ofrece un método todavía mejor.

El personal del proyecto pertinente puede crear peticiones, instrucciones y notificaciones y luego trasladarlas a la empresa, equipo o individuo apropiados para obtener su respuesta sustituyendo el método «antiguo» basado en papel con un simple formulario en línea dentro de la plataforma del proyecto. Esto, junto con los flujos de trabajo que determinan los procesos empresariales estándares, significa que en todo momento hay un registro de auditoría completa de la comunicación.

Se pueden establecer flujos de trabajo específicos de la empresa o del proyecto para seguir los intercambios de comunicaciones entre remitentes y destinatarios. Pueden interrelacionarse múltiples flujos de trabajo entre todas las partes diferentes implicadas en un proyecto y localizarse de manera coherente. Los formularios de instrucciones, peticiones o notificaciones pueden incluir campos que únicamente sean visibles a individuos o cargos concretos, evitando así la exposición de información sensible de los proyectos a todos los intervinientes. Los participantes externos pueden recibir y responder a los formularios a través de Outlook u otros sistemas de correo electrónico, sin necesidad de acceder a think project!. Además, todos los mensajes y documentos asociados pueden convertirse a archivos PDF sobre documentos tipo plantilla de la empresa y se incluyen en los procesos de gestión de correspondencia, según se requiera.

Para facilitar la gestión eficaz de los proyectos, se pueden establecer fechas límites en cada proceso o subproceso. Cuando finalicen estos plazos límites, think project! los marcará, de forma que los retrasos se puedan identificar a simple vista. Los gestores de proyectos están al corriente de todo gracias a las notificaciones automáticas y los informes generados en tiempo real proporcionan la base para realizar reuniones e inspecciones eficaces.

Los procesos típicos compatibles incluyen

  • Solicitud de información
  • Instrucción del emplazamiento
  • Instrucción del cliente
  • Asesoramiento del arquitecto
  • Mensaje de alerta rápida
  • Notificación de retraso
  • Notificación de retraso

Gestión de variaciones y aprobaciones

Los cambios o variaciones forman parte de la actividad diaria de los proyectos de construcción, pero, si no están ampliamente documentados, pueden representar un problema más adelante. Por desgracia, las peticiones, las confirmaciones de cambios y los documentos de aprobación tradicionalmente solo están disponibles como correos electrónicos, faxes o cartas aislados, lo que a menudo hace que sea difícil comparar los entregables reales con los acuerdos contractuales previos.

Un proceso de cambio o variación puede incorporar varios subprocesos tales como autorizaciones e instrucciones. think project! ayuda a realizar un seguimiento de todo el proceso de forma eficaz mediante la creación de un registro de auditoría completa. Al mismo tiempo, el control completo de versiones de documentos garantiza que todas las partes están trabajando con la información más actualizada.

Las fechas límites se pueden configurar para medir los objetivos y los resultados de los proyectos, y cualquier cambio en los costes y los materiales queda registrado. El aviso de los posibles excesos de costes y el incumplimiento de los plazos límites ayudan a reducir el riesgo del proyecto, ya que permite reaccionar a tiempo de manera apropiada.

Toda la información relativa a un proceso de cambio o variación está disponible en un solo lugar, lo que proporciona documentación de apoyo en las negociaciones con las partes interesadas pertinentes para mitigar los efectos de los cambios en la rentabilidad del proyecto.

Los procesos típicos compatibles incluyen

  • Aprobación de cambios en el diseño
  • Variación del contratista
  • Variación del cliente
  • Aprobación del plan de calidad
  • Prórroga del plazo