think project! CORE functionality

Het succes van think project! is gebaseerd op een concept dat zich al duizenden keren heeft bewezen in de oplevering van succesvolle projecten door onze klanten.

De beslissingen die we met vooruitziende blik ruim tien jaar geleden namen, waren bepalend voor de weg die ons naar succes leidde:

  • Een databasestructuur die zonder programmering uitgebreide aanpassingen mogelijk maakt
  • Meer focus leggen op het leveren van communicatie tussen bedrijven dan op documenten en bestanden
  • Een opslag die is georiënteerd op databases in plaats van het nauwelijks flexibele mappensysteem
  • Levering via een innovatief online platform

Communicatieprincipe

Gestructureerde communicatie

Er is sprake van samenwerking wanneer twee of meer deelnemers met elkaar communiceren: persoonlijk, per post, telefoon, fax, e-mail, of een platform dat het hele communicatieproces structureert en documenteert – zoals think project!. 

Communicatie: versnippering vs. structuur

Verzender en ontvanger als informatie-eigenaren

Bij elk communicatiemedium is er een verzender en een ontvanger. In het geval van een brief kennen alleen zij de inhoud ervan, tenzij een van hen de brief doorstuurt. think project! heeft dit communicatieprincipe op ingenieuze wijze geautomatiseerd. Neem bijvoorbeeld toegangsrechten: bij systemen die op mappen zijn gebaseerd moeten deze handmatig toegewezen worden, maar think project! kan deze automatisch toewijzen.

Overbrengen van data

Aangemelde bedrijven en functies

Projectpartners zijn meestal geen personen, maar bedrijven met talloze medewerkers. Iedere gebruiker van think project! wordt dus aan een organisatie toegewezen (wij noemen dat een ‘aangemeld bedrijf’). Op basis van deze toewijzing kunnen rechten automatisch worden overgedragen aan een nieuwe gebruiker die ook bij deze organisatie hoort. Zo kunnen nieuwe gebruikers in een ontwerpfunctie bijvoorbeeld onmiddellijk zien welke tekeningen hun bedrijf tot dusver heeft ontvangen, ook al heeft geen van hen deze tekeningen al ontvangen. Welke rechten worden overgedragen en in hoeverre deze worden overgedragen is individueel te reguleren.

Het gebruik van functies zorgt voor een verdere vereenvoudiging. Zo mogen alleen gebruikers aan wie de functie ‘vrijgave’ is toegewezen deelnemen aan het goedkeuringsproces van een plan. Alleen zij kunnen de status ‘vrijgegeven’ eraan verlenen. Het voordeel van het toewijzen van functies is dat deze maar één keer gedefinieerd hoeven te worden. Daarna zijn ze toepasbaar op net zoveel gebruikers als nodig is.

Overbrengen van data

Integratie van deelnemers zonder login

Om de volledige capaciteit van think project! te benutten hebben projectdeelnemers directe toegang via een gebruikersnaam en wachtwoord. Wij noemen deze deelnemers ‘interne gebruikers’. Niet iedere projectpartner en discipline hoeft echter directe toegang tot het projectplatform en de uitgebreide documentatie en communicatie erop te hebben.

think project! biedt een gemakkelijke oplossing voor de integratie van deze externe deelnemers binnen complexe projecten, zonder dat zij toegangsrechten krijgen. Door gebruik te maken van online formulieren met ‘antwoordlinks’ (reply-to-HTML) kunnen externe deelnemers aan een bepaalde communicatie of bepaalde processen worden gekoppeld, zonder dat zij toegang tot think project! hoeven te krijgen. Het voordeel is dat ieder bericht, iedere upload en iedere processtap even overzichtelijk wordt gedocumenteerd als wanneer een interne gebruiker deze had uitgevoerd: dus zonder omwegen of handmatig dubbel werk.

Database-georiënteerd opslaan

Het opslaan van documenten in think project! is meer database-georiënteerd dan in systemen die op basis van mappen werken. Dit betekent dat documenten kunnen worden weergegeven op basis van hun eigenschappen, precies op de manier waarop u ze wilt identificeren. Het is te vergelijken met makelaarswebsites waarop lijsten van beschikbare huizen of appartementen kunnen worden opgevraagd op basis van verschillende criteria, zoals locatie, aantal kamers en/of vraagprijs. Hierdoor kunt u uw zoekopdracht beperken op basis van uw specifieke eisen. De verkregen resultaten worden niet meerdere keren in verschillende mappen opgeslagen: u filtert namelijk de hele database volgens uw gewenste criteria. Hierna kunt u uw zoekopdracht opslaan en een filter (dynamische map) aanmaken met de resultaten, waarbij de filter daarna steeds bijgewerkt wordt met nieuwe informatie. Zo werkt think project!

Opslag via database

Informatiehouders in plaats van bestanden

Wij definiëren een document niet als één bestand, maar als een soort informatiehouder. Deze kan, naast verschillende eigenschappen, ook een of meer bestanden bevatten. Dit is echter niet verplicht. Kijk eens naar deze voorbeelden:

  • Een ‘documentplanning’ in think project! kan bepaalde eigenschappen hebben: discipline, status, metadata (datum, naam van maker), CAD- of PDF-bestanden.
  • Een think project!- document ‘bericht van afwijking’ kan diverse gegevens bevatten: van de desbetreffende onderaannemer of het verantwoordelijkheidsgebied, maar ook foto’s en een beschrijving van de afwijking plus een toelichting over de afhandeling ervan.
  • Een document met bouwplaats-instructies mag daarentegen helemaal geen bestanden bevatten.

De eigenschappen en metadata van een document kunnen handmatig worden vastgelegd door middel van online formulieren. Ook automatische aanmaak is mogelijk, bijvoorbeeld door de informatie uit te lezen uit de bestandsnaam. Alle informatie die aan een document wordt toegewezen, kan dienen als sorteer- en filtercriteria. Aan ieder document zijn functies voor de distributie te koppelen. Zo helpen documenten om de afzonderlijke stappen van een proces, distributieregels en distributielijsten te creëren.

Workflows /Processen

In think project! kunnen documenten op een eenduidige wijze worden opgeslagen en gedistribueerd naar projectteams. Daarnaast ondersteunt think project! ook het gebruik van processen en workflows die op maat kunnen worden gemaakt. Deze processen en workflows variëren van eenvoudige taken, zoals tickets en RFI’s, tot zeer complexe werkprocessen als goedkeuringsprocessen op diverse niveaus, controle en goedkeuring van ontwerpen, contract wijzigingen, facturen en bijkomende kosten. De stappen zelf kunnen parallel worden uitgevoerd, of in serie. Bij elke stap kan worden aangegeven wie er verantwoordelijk is voor welke taken en hoeveel tijd er is om alles af te ronden. Het toewijzen van actoren kan op naam en op functie. De verwerking van deze workflows gebeurt via filters, en invoervelden, die op elke taak zijn aan te passen. Het system herkent elke stap in het proces, heeft alle relevante documenten paraat en kan deze op verzoek doorsturen. Automatische herinneringen, rapporten en escalatiefuncties, bijvoorbeeld wanneer een deadline niet wordt gehaald, zorgen ervoor dat elke projectmedewerker voortdurend weet wat de volgende workflow stap is of waaraan hij moet werken.

Zowel de hele workflow als de separate stappen kunnen op afstand worden uitgevoerd via mobiele toestellen, zoals een smartphone en tablet, om bijvoorbeeld  afwijkingen te registreren en te verwerken. Als het nodig is kunnen diverse services via de Collaboration Cloud worden aangeroepen om toe te passen bij de verschillende workflow stappen. Voorbeelden hiervan zijn het plaatsen van stempels op PDF’s ter goedkeuring, en het gebruiken van QR-codes om gedrukte documenten te controleren op hun geldigheid. Zo maken deze services het werken met digitale workflow niet alleen laagdrempelig, ze slaan ook een brug tussen het platform en gedrukte documenten.

  • Workflows /processen: van eenvoudig tot complex en op meerdere niveaus
  • Een workflow of de aparte stappen ervan kunnen op afstand verwerkt worden via mobiele toestellen zoals smartphone en tablet
  • Taken, actoren, tijdlijnen en het aantal stappen kunnen naar wens worden ingesteld
  • Actoren zijn op naam of op functie toe te wijzen
  • Invoervelden en formulieren kunnen aan de activiteit worden aangepast
  • Documenten zijn beschikbaar op het moment dat ze worden gevraagd
  • Bijkomende diensten zijn beschikbaar, zoals het stempelen van documenten, metadata printing, QR codes etc.
  • Automatische rapporten en herinneringen, deadline
  • Escalatie management bij deadlines

Geïntegreerde e-mails

think project! integreert de e-mailcommunicatie binnen elk project. Iedere deelnemer met toegang tot het systeem heeft een persoonlijk, projectgerelateerd e-mailadres. Alle inkomende en uitgaande e-mails worden gesorteerd volgens het project en overzichtelijk gedocumenteerd.

Download een link in plaats van een bestand als bijlage

Bestanden worden vanuit think project! verzonden als een link naar een download in een e-mail. Zo kunnen grote bestanden worden verzonden, ongeacht de grootte van de mailbox. Om een bestand op te halen hoeft niet ingelogd te worden. De link geeft namelijk toegang tot dit ene bestand, zonder toegang te geven tot andere informatie die in think project! is opgeslagen.

Open softwarearchitectuur met gebruiksklare en beschreven interfaces

think project! is gebaseerd op een open softwarearchitectuur. think project! gebruikt webdiensten (SOAP en REST) voor het uitwisselen van gegevens tussen systemen. Gebruiksklare interfaces maken het mogelijk applicaties in think project! te koppelen aan andere applicaties als ERP, DMS, AVA, CAD of FM.

Productvertegenwoordiger

Jochen Maurer

Jochen Maurer
Head of Product Management

Ontwikkelingsvertegenwoordiger

Dirk Lutzebäck

Dirk Lutzebäck
Head of Research & Development (CTO)