Améliorez la gestion documentaire de vos projets de construction avec Kalidoc

Pourquoi la gestion documentaire est-elle souvent un maillon faible dans les projets de  construction? 

Voici quelques-uns des défis les plus courants : 

• Systèmes fragmentés et parties prenantes déconnectées : un projet de construction réunit généralement plusieurs entreprises, outils et plateformes. En l’absence d’approche centralisée, les documents sont facilement dispersés et provoquent retards, conflits de versions et malentendus.
• Manque de structure et de gouvernance : lorsqu’aucune règle claire ne définit la manière dont les documents sont créés, partagés ou approuvés, les incohérences apparaissent rapidement. Sans gouvernance, il devient difficile de garantir la qualité et la responsabilité au sein des équipes.

• Workflows manuels et sources d’erreurs : une gestion basée sur des e-mails, des tableaux ou des téléchargements manuelles génère des inefficacités et multiplie la probabilité d’erreurs. Un simple oubli peut entraîner des reprises coûteuses ou des défauts de conformité.

• Risques de non-conformité : les projets de construction doivent respecter des exigences réglementaires, contractuelles et de sécurité bien précises. Une documentation absente ou incomplète expose l’entreprise à des pénalités, des litiges, voire des poursuites judiciaires.

• Surcharge informationnelle dans les projets complexes: avec des milliers de documents qui circulent en même temps, les acteurs du projet ont du mal à trouver la bonne information au bon moment. Avec pour conséquences du temps perdu, de mauvaises décisions et du stress inutile.

Ces défis ne sont pas uniquement une problématique administrative : ils ont un impact direct sur les délais, les budgets et la livraison globale des projets.

Plans de conception, spécifications techniques, dossiers de conformité, fichiers de remise finale : chaque étape d’un projet de construction produit ses documents clés. Ces documents n’existent pas de manière isolée; ils s’appuient les uns sur les autres, guident les décisions et conditionnent les résultats à chaque étape. 

Une gestion documentaire efficace, c’est ajuster vos processus à chaque étape clé :

• Conception : architectes, ingénieurs et bureaux d’études ont besoin d’une gestion claire des versions et d’un mode collaboratif pour éviter des erreurs coûteuses.
• Construction : les équipes sur le site doivent pouvoir accéder en temps réel à des documents validés pour avancer en toute sécurité et efficacité.
• Livraison : le dossier de remise doit être précis, complet et conforme, sans lacunes susceptibles de retarder la réception du projet.
• Exploitation : les gestionnaires de site ont besoin d’un accès structuré et durable aux données pour la maintenance, les modernisations et les contrôles de conformité.
• Déconstruction : à l’heure de la durabilité, un accès long-terme aux documents est indispensable pour garantir un démantèlement sûr, ainsi que le réemploi et le recyclage des matériaux.

En gérant vos documents de manière proactive sur tout le cycle de vie, vos projets deviennent plus performants :

• Moins de risques : évitez les pénalités, litiges et reprises liés à des documents manquants ou erronés.
• Meilleure collaboration : des règles standardisées assurent la cohérence du travail, quels que soient les outils utilisés.
• Gain de temps et d’argent : des indicateurs de performance et un suivi régulier signalent les problèmes avant qu’ils ne provoquent des retards.
• Pérennité des données : des archives structurées et conformes préservent la valeur de vos données au-delà de la fin du projet.

Avec Kalidoc, vous bénéficiez d’un service managé qui accompagne et supervise vos pratiques de gestion documentaire en les adaptant aux spécificités de chaque projet. Voici les axes clés de notre approche:

• Audit et évaluation initiaux: analyse des pratiques existantes pour identifier les points forts et les axes d’amélioration.
• Conseil et choix des outils: accompagnement des équipes dans la sélection du système de gestion électronique des documents (GED) le plus adapté au projet.
• Mise en place de la GED: configuration des workflows, de la codification et des droits d’accès selon les besoins – y compris les solutions propres à Thinkproject lorsque cela est pertinent.
• Gestion des documents et des workflows: prise en charge de l’organisation, de la validation, de la diffusion et des vérifications de conformité.
• Administration du système: gestion des accès et des autorisations pour garantir un environnement sûr et efficace.
• Communication et coordination: point de contact central afin d’optimiser la collaboration entre les parties prenantes.
• Suivi et reporting: tableaux de bord et indicateurs pour donner aux équipes une vision claire des délais, des risques et des performances.
• Clôture et archivage du projet: une documentation finale complète, validée et structurée pour rester conforme et accessible à long terme.

Chez Thinkproject, nous savons qu’un contrôle documentaire efficace est essentiel à la réussite des projets. C’est pourquoi nous avons créé Kalidoc, service expert en gestion documentaire en France, conçu pour garantir le bon déroulement de vos projets, du début à la fin.
Voilà pourquoi Kalidoc fait la différence:

• Experts sur site: Nos spécialistes rejoignent vos équipes afin de vous fournir un accompagnement opérationnel, précisément là où et quand vous en avez besoin.
• Indépendant des plateformes: Indépendant de toute plateforme, Kalidoc n’est associé à aucune solution spécifique. Nos experts interviennent de manière efficace sur plus de 16 outils, en s’ajustant à votre environnement.
• Service de bout en bout: De la mise en place à l’optimisation, nous couvrons l’ensemble du cycle de vie du projet pour garantir cohérence et efficacité.