Partir de zéro : comment SKAO a structuré sa gestion contractuelle à l’échelle mondiale avec Thinkproject

À propos de SKAO

L’Observatoire SKA (SKAO) est une organisation intergouvernementale qui construit les plus grands réseaux de radiotélescopes au monde, en Australie et en Afrique du Sud. Sa mission consiste à faire progresser la radioastronomie ultrasensible et à transformer notre compréhension de l’Univers, tout en mettant la collaboration internationale et l’innovation au service de la société.

 

Les défis

Créée en 2021, SKAO a dû bâtir de toutes pièces son processus de gestion contractuelle. L’équipe devait à la fois adopter les principes NEC4 et mettre en place des processus numériques pouvant être déployés à l’échelle de ses activités internationales. Elle était confrontée aux enjeux suivants :

  • Aucun système existant de gestion contractuelle : aucun outil formel de gestion contractuelle ne permettait de garantir la cohérence ou la transparence.
  • Conduite du changement : faire adopter les principes NEC4 au sein d’une équipe répartie dans plusieurs pays, avec des niveaux d’expérience variés.
  • Complexité et diversité des contrats : le portefeuille regroupait aussi bien des contrats-cadres majeurs que des contrats de moindre envergure. Il nécessitait une solution flexible, multiutilisateur et accessible dans tous les fuseaux horaires.
  • Capacité de déploiement : prendre en charge un environnement en croissance, comptant plus de 450 contrats et plus de 600 utilisateurs.

La solution

SKAO recherchait une solution flexible et simple à utiliser, pouvant être déployée à l’échelle de ses activités internationales et adaptée aux contrats NEC4.

Après une analyse approfondie, SKAO a retenu Thinkproject CONTRACTS pour répondre à ses objectifs de gestion contractuelle. La prise en charge des processus NEC4 et de différents types de contrats a été déterminante. Cette combinaison a fourni un socle solide pour harmoniser la gestion contractuelle dans l’ensemble de ses activités internationales.

La qualité de l’accompagnement et de la prise en main par les équipes a également facilité le déploiement. À terme, la plateforme peut offrir une visibilité accrue sur la performance contractuelle et la conformité, afin de renforcer le pilotage par les données et l’amélioration continue.

En résumé, la solution apporte :

  • Gestion des contrats NEC4 : prise en charge de différents types de contrats et processus NEC4, dont les ECC, les SC, les commandes de travaux et les formes contractuelles simplifiées.
  • Accès sécurisé à l’échelle mondiale : solution disponible dans le cloud pour l’ensemble des participants aux projets.
  • Accompagnement complet au déploiement : service client fiable, formations personnalisées et parcours de prise en main adaptés pour favoriser l’adoption par toutes les équipes.
  • Visibilité et suivi de la performance : reporting structuré, tableaux de bord et indicateurs clés de performance pour suivre la performance contractuelle, la conformité et l’amélioration continue.

Le déploiement a débuté en 2021. Thinkproject a accompagné SKAO grâce à un parcours de prise en main structuré et à des sessions de formation mensuelles.

« Nous utilisons Thinkproject depuis 2021. La solution a joué un rôle déterminant pour structurer et standardiser nos processus de gestion contractuelle. Nous évoluons dans un environnement international complexe, avec des entreprises contractantes dans le monde entier. Il nous fallait donc un outil fondé sur les bonnes pratiques, facile à déployer auprès de nos équipes réparties. Thinkproject a répondu à ces exigences et nous a aidés à fluidifier nos processus de gestion contractuelle. »

Katy McCaig, Analyste des risques projet et de la gestion contractuelle, SKAO

 

Les résultats

Depuis l’adoption de Thinkproject CONTRACTS, SKAO a mis en place un cadre de gestion contractuelle transparent, piloté par les données et adapté à un déploiement à grande échelle. Ce dispositif a amélioré de manière mesurable l’efficacité, la transparence et la collaboration dans l’ensemble de ses projets et de ses équipes internationales.

  • Plus de 300 contrats et commandes associées gérés avec succès ;
  • Plus de 600 utilisateurs actifs, parmi les salariés et les entreprises contractantes, utilisent des processus structurés couvrant la qualité, la planification, les risques, les paiements, les modifications contractuelles et les communications ;
  • Des mesures de maîtrise ont été mises en place pour 76 % des risques, et 53 % des risques à fort impact ont été résolus grâce à une gestion proactive ;
  • Plus de 30 000 communications échangées sur la plateforme, avec 76 % de réponses apportées dans les délais ;
  • 99 % des demandes de paiement ont été validées et 91 % réglées, favorisant des processus de paiement transparents et efficaces ;
  • Des interactions structurées, tracées et auditables ont accéléré la prise de décision, amélioré la prévisibilité des projets et permis de déployer un modèle de gouvernance couvrant plus de 450 contrats.

En associant la méthodologie NEC4 aux capacités numériques de Thinkproject, SKAO a mis en place un environnement de gestion contractuelle pérenne, capable de soutenir son développement tout en renforçant l’efficacité, la conformité et la transparence de ses activités internationales.

Découvrez comment Thinkproject CONTRACTS soutient la gouvernance contractuelle et commerciale des programmes d’infrastructure complexes.

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